Làm sao chuyển file Excel sang PDF?
Thả một hoặc nhiều file .xlsx vào ô phía trên và nhấn “Chuyển sang PDF”. Trình duyệt mở từng bảng tính, dàn mọi sheet đang hiện lên các trang và tạo file PDF để bạn tải về. Một file cho ra một PDF. Nhiều file cho ra một file ZIP chứa PDF của từng bảng tính, kèm danh sách trên trang để bạn tải từng file một.
Bạn không cần chỉnh gì cũng có kết quả tốt. Ở chế độ Tự động, công cụ dùng thiết lập in đã lưu trong file: vùng in, khổ giấy, hướng giấy, lề, tỷ lệ, ngắt trang thủ công và các dòng được lặp lại ở đầu mỗi trang. Nếu một sheet chưa từng được thiết lập để in, công cụ dùng mặc định của Excel, nên file PDF khớp với những gì Print Preview hiển thị.
Mẹo: Nếu bảng rộng bị tràn sang hai trang, hãy bật “Vừa chiều rộng trang”. Khi đó mọi cột nằm gọn trên chiều ngang một trang, còn bảng dài vẫn tiếp tục sang các trang sau.
Làm sao để Excel sang PDF không bị mất cột, vừa khổ A4?
Đây là phàn nàn quen thuộc nhất: in bảng lương hay bảng giá ra PDF thì mấy cột cuối bị đẩy sang trang khác. Có ba cách xử lý, tùy bảng của bạn:
- Bật Vừa chiều rộng trang. Bảng được thu nhỏ vừa đủ để mọi cột nằm trên một trang. Chiều dài không bị ép, nên bảng dài vẫn sang trang bình thường, chữ không bị thu bé quá mức.
- Chọn hướng Ngang. Bảng nhiều cột đọc dễ hơn hẳn trên trang A4 nằm ngang. Kết hợp với Vừa chiều rộng trang cho bảng rất rộng.
- Đặt vùng in trong Excel. Nếu chỉ cần in một phần bảng tính, hãy đặt Print Area trong Excel và lưu lại. Ở chế độ Tự động, công cụ tôn trọng vùng in đó.
Vì mọi thứ chạy ngay trên máy bạn và không mất phí, cứ đổi thiết lập và chuyển lại cho đến khi vừa ý.
Bản Beta giữ lại gì, bỏ qua gì?
Chúng tôi tự xây một bộ chuyển đổi nhỏ thay vì gửi file của bạn lên máy chủ, nên đây là chính xác những gì bạn có thể mong đợi:
- Giữ lại: độ rộng cột và chiều cao dòng, dòng và cột ẩn, ô gộp, màu nền kể cả màu theme, đường viền mọi kiểu, căn lề, thụt lề, chữ xuống dòng, chữ tràn sang ô trống bên cạnh, chữ xoay, chữ đậm, nghiêng, gạch chân và chữ màu, kể cả nhiều kiểu trong cùng một ô.
- Số: định dạng số, định dạng tiền tệ, kiểu kế toán, phần trăm, phân số, ngày và giờ. Số quá rộng so với cột hiện thành #### giống hệt trong Excel. Trên trang tiếng Việt, dấu chấm phân cách hàng nghìn và dấu phẩy là dấu thập phân.
- Trang: vùng in, khổ giấy, hướng giấy, lề, tỷ lệ, vừa trang, ngắt trang, dòng tiêu đề lặp lại, thứ tự trang, đường lưới, căn giữa, đầu trang và chân trang có số trang.
- Tạm thời bỏ qua: biểu đồ, hình ảnh, hình vẽ, sparkline và định dạng có điều kiện. Khi file có những thứ này, kết quả cho bạn biết là cái nào.
Công thức hiện giá trị mà Excel đã lưu cùng file. File lưu bằng Excel, Google Sheets hay LibreOffice luôn có giá trị này. Một vài phần mềm tự động tạo bảng tính không lưu nó, và những ô đó sẽ để trống.
Vì sao nên chuyển bảng tính sang PDF?
Một bảng tính thay đổi tùy theo người mở. Độ rộng cột xê dịch, phông chữ mặc định khác làm chữ xuống dòng ở chỗ mới, và ai cũng có thể lỡ tay sửa một con số tổng. File PDF giữ bảng đúng như bạn định: cùng các trang, cùng con số, cùng bố cục trên mọi điện thoại, máy tính và máy in.
Điều đó quan trọng với những tài liệu rời khỏi tay bạn, như hóa đơn gửi khách hàng, bảng giá cho cửa hàng, báo giá, báo cáo gửi sếp hay báo cáo tài chính. Nhiều biểu mẫu và cổng thông tin cũng chỉ nhận file PDF.
Chuyển Excel sang PDF online có an toàn không?
Có. Bạn mở trang này trên mạng, nhưng việc chuyển đổi chạy trên thiết bị của bạn. Bảng tính được đọc trong bộ nhớ của trình duyệt, chuyển thành PDF và trả lại cho bạn để tải về. File không bao giờ bị tải lên, điều rất quan trọng với bảng lương, thông tin ngân hàng, bảng giá và danh sách khách hàng.
Bạn có thể tự kiểm chứng trong tab Network của trình duyệt khi file đang được chuyển: không có dữ liệu file nào rời khỏi thiết bị. Sau lần dùng đầu tiên, công cụ còn chạy được khi offline. Không cần cài đặt, không cần tạo tài khoản, dùng bao nhiêu lần cũng được.