Làm sao để giảm dung lượng file PDF?
Phần lớn mọi người cần file PDF nhỏ hơn vì có thứ gì đó từ chối file lớn. Hộp thư báo file đính kèm quá nặng, cổng nộp hồ sơ chỉ nhận file dưới 2 MB, hay một bản hợp đồng scan mất mãi mới gửi được qua Zalo. Nén file giải quyết chuyện đó mà không đổi một chữ nào trong tài liệu.
Công cụ tìm các ảnh bên trong file PDF và mã hóa lại chúng nhẹ hơn, vì gần như toàn bộ dung lượng của một file nặng nằm ở đó. Chữ, phông chữ và cấu trúc trang được giữ nguyên, nên chữ vẫn sắc nét ở mọi mức phóng to và vẫn tìm kiếm được. Mức Mạnh đổi nhiều chi tiết ảnh để lấy file nhỏ hơn, Cân bằng nhắm vào điểm giữa hợp lý, còn Nhẹ giữ chất lượng nhiều nhất có thể. Mỗi mức đều hiện dung lượng ước tính trước khi bạn bắt đầu.
Mẹo: Hãy giữ lại file gốc. Nếu bản nén trông quá mờ, quay lại file gốc chưa nén và thử mức nhẹ hơn, đừng nén tiếp bản đã nén.
Làm sao nén PDF dưới 1 MB, 500 KB hay 200 KB?
Khi biểu mẫu ghi rõ giới hạn, hãy dùng mức dung lượng cần đạt. Chọn 100 KB, 200 KB, 500 KB hoặc 1 MB, hoặc tự nhập con số của bạn (tính bằng KB, tối đa 10240, tức 10 MB), công cụ sẽ nén hướng tới mức đó thay vì bắt bạn đoán giữa các mức nén.
Hãy thực tế về những gì có thể làm được. Một bản scan ngắn nặng vài MB thường xuống dưới 500 KB khá dễ. Một báo cáo bốn mươi trang toàn chữ đánh máy có lẽ đã gần nhỏ nhất rồi, vì còn rất ít ảnh để nén. Nếu không đạt được giới hạn, hãy cắt bớt trang không cần, hoặc tách tài liệu dài thành nhiều phần để nộp. Mức càng nhỏ thì ảnh càng mềm, nên hãy kiểm tra chữ nhỏ và con dấu xem còn đọc được không.
Nén PDF mà vẫn giữ chất lượng tốt được không?
Chữ không bao giờ bị giảm chất lượng ở đây, vì công cụ không động đến chữ. Sự đánh đổi nằm ở ảnh. Vài thói quen giúp ảnh vẫn đẹp:
- Bắt đầu với Nhẹ hoặc Cân bằng. Chỉ chuyển sang Mạnh nếu file vẫn còn quá nặng.
- Chỉ nén một lần. Nén lại file đã nén hiếm khi giúp được gì mà còn làm ảnh mờ thêm.
- Bỏ bớt trang trước. Xóa trang thừa làm file nhỏ đi ngay cả trước khi nén.
- Phóng to chỗ quan trọng. Kiểm tra chữ ký, con dấu và chữ nhỏ trong file kết quả trước khi gửi.
- Nén từng phần rồi ghép lại, khi chỉ một phần tài liệu là nặng. Như vậy phần còn lại giữ nguyên chất lượng.
Nếu file PDF đã được ký số, ví dụ bản sao chứng thực điện tử, việc nén sẽ ghi lại file và làm chữ ký số không còn hợp lệ. Với những file đó, hãy nộp bản gốc.
Nén file PDF online có an toàn không?
Ở đây thì có, vì file PDF không bao giờ bị tải lên. Nhiều trang nén PDF online gửi file của bạn lên máy chủ và xử lý ở đó. Trang này tải mã nén vào trình duyệt của bạn, và toàn bộ việc nén diễn ra trên điện thoại hay máy tính của bạn từ đầu đến cuối. Bạn có thể tự kiểm chứng: mở tab Network của trình duyệt khi đang nén, bạn sẽ thấy file không được gửi đi đâu cả.
Điều này quan trọng với những tài liệu người ta hay phải nén: bản scan CCCD, hộ chiếu, tờ khai thuế, phiếu lương, giấy khám sức khỏe và hợp đồng đã ký. File kết quả là file PDF chuẩn, mở được bằng mọi phần mềm đọc PDF, sẵn sàng đính kèm hoặc tải lên.