Cách chuyển PDF sang Excel
Thả file PDF vào ô phía trên và bấm “Chuyển sang Excel”. Công cụ đọc từng trang, tìm hàng và cột rồi ghi những gì tìm được vào một file XLSX, mỗi trang có chữ thành một sheet riêng mang tên “Trang 1”, “Trang 2” và tiếp tục như vậy. Bạn tải file về và mở bằng Excel, Google Trang tính hay bất kỳ ứng dụng bảng tính nào. File PDF gốc không bị thay đổi.
Việc chuyển đổi dựa trên chữ và đường kẻ thật sự có bên trong PDF. Vì thế PDF dạng số, tức là file xuất từ phần mềm kế toán, từ website hay từ một báo cáo, chuyển tốt hơn nhiều so với ảnh chụp một trang giấy. Công cụ không đoán nội dung từ hình ảnh.
Mẹo: Nếu kết quả trông chưa ổn, hãy thử từng bảng một. Dùng công cụ trích xuất trang PDF để lấy riêng trang bạn cần, rồi chuyển đúng trang đó.
Vì sao có bảng PDF chuyển tốt, có bảng thì không?
Hãy nghĩ tới cách bạn đọc một cái bảng. Đường kẻ rõ ràng cho mắt biết từng ô nằm ở đâu. Công cụ cũng dựa vào chính dấu hiệu đó, nên các trường hợp diễn ra như sau:
- Bảng có kẻ viền (tốt). Đường lưới đánh dấu các ô, nên hàng và cột được nhận diện ổn định.
- Bảng không kẻ viền (khá). Cột được suy ra từ khoảng cách giữa các chữ. Thường ổn khi các cột tách bạch, nhưng có thể đặt nhầm ô khi chữ sát nhau.
- Ô gộp hoặc ô nhiều dòng (khá đến yếu). Tiêu đề trải qua nhiều cột, hay ô có chữ xuống ba dòng, có thể bị tách hoặc lệch.
- Bảng kéo dài qua nhiều trang. Mỗi trang được chuyển riêng, nên bạn có thể phải nối các phần lại.
- Bản scan và ảnh chụp (không hỗ trợ trực tiếp). Hãy chạy OCR trước.
Chúng tôi gọi đây là bản Beta để bạn biết trước điều gì sẽ xảy ra. Một hóa đơn hay bảng giá gọn gàng sẽ ra gần như dùng được ngay. Một báo cáo thường niên dày đặc có thể cần vài phút dọn dẹp.
Cần kiểm tra gì sau khi chuyển?
Bảng tính đáng được kiểm tra nhanh, vì chỉ một cột lệch là tổng có thể sai. Một quy trình mất chừng một phút:
- So số dòng và con số tổng cuối cùng với file PDF.
- Xem các cột chứa ngày tháng và số tiền. Đảm bảo mỗi giá trị nằm đúng cột.
- Kiểm tra những số bị lưu dạng chữ, có thể sửa bằng tùy chọn chuyển sang số của ứng dụng bảng tính, hoặc dùng Tìm và Thay thế để bỏ chữ hay ký hiệu còn dính vào số rồi chuyển.
- Xóa các hàng, cột trống sinh ra từ lề trang hay phần trang trí.
Hãy nhớ PDF lưu cách một bảng trông như thế nào, không lưu cách nó được tính. Bạn nhận được giá trị chứ không phải công thức, nên hãy dựng lại các phép tính tổng cần thiết. Nếu bạn chủ yếu cần chữ thay vì lưới ô, công cụ lấy văn bản từ PDF hoặc chuyển PDF sang Word có thể hợp hơn.
Chuyển PDF sang Excel online có an toàn không?
Có. Bạn mở công cụ qua mạng, nhưng việc chuyển đổi chạy ngay trên điện thoại hoặc máy tính của bạn. Trình duyệt đọc PDF, nhận diện bảng và dựng file Excel, và không lúc nào file được gửi lên máy chủ. Báo cáo tài chính, bảng lương hay dữ liệu khách hàng xứng đáng được đối xử như vậy.
Bạn có thể tự kiểm tra bằng cách mở tab Network của trình duyệt trong lúc chuyển: không có dữ liệu file nào rời khỏi máy. Sau lần dùng đầu tiên, công cụ chạy được cả khi không có mạng. Không cần cài đặt, không cần tài khoản và không giới hạn số lần dùng.