Metadata của file PDF gồm những gì?
Metadata là thông tin mà file PDF lưu về chính nó, tách riêng khỏi các trang bạn đọc. Tiêu đề là thứ nhiều trình duyệt hiện trên tab và một số phần mềm đọc PDF hiện trên thanh cửa sổ. Tác giả cho biết ai soạn hay ai phát hành file. Chủ đề tóm tắt nội dung, còn từ khóa giúp công cụ tìm kiếm trên máy tính và thư viện tài liệu tìm ra file.
Phần lớn mọi người không bao giờ để ý đến các ô này cho đến khi thấy có gì đó lạ. Một báo cáo xuất từ Excel có thể mang tiêu đề “Sheet1”. Một hợp đồng scan có thể ghi tác giả là tên phần mềm máy scan. Một bản chào giá làm từ mẫu cũ có thể vẫn còn tên khách hàng trước trong ô chủ đề. Sửa những chi tiết nhỏ này giúp tài liệu trông chỉn chu, và tránh để một cái tên lạc đi theo file.
Làm sao đổi tác giả hoặc tiêu đề của file PDF?
Thêm file PDF và công cụ đọc các thuộc tính đang lưu vào một biểu mẫu, điền sẵn giá trị hiện tại. Gõ đè lên tiêu đề, tác giả, chủ đề hoặc từ khóa bạn muốn đổi, để nguyên phần còn lại, rồi nhấn Lưu PDF. Giá trị mới được ghi vào một bản sao mới để bạn tải về. Bạn không cần Adobe Acrobat, Foxit hay phần mềm máy tính nào.
Lý do thường gặp thì rất đời thường. Bạn gửi CV và muốn tiêu đề là “CV Nguyễn Văn An” thay vì “Untitled”. Một phòng ban muốn mọi báo cáo hiện cùng một tên tác giả. Một sinh viên thêm từ khóa để luận văn dễ tìm trong thư mục. Hoặc bạn muốn thay tên cá nhân bằng tên công ty trước khi gửi file cho khách hàng.
Mẹo: Hãy đặt tiêu đề dễ đọc, ví dụ tên tài liệu kèm năm. Tiêu đề là thứ hiện trên tab trình duyệt và trong nhiều kết quả tìm kiếm, nên nó quan trọng hơn ba ô còn lại.
Sửa metadata PDF online có an toàn không?
Ở đây thì có, vì trang này chỉ trông giống một dịch vụ online. Việc sửa diễn ra trong trình duyệt của bạn: file được mở, bốn ô được ghi lại và bản sao được lưu, tất cả trên thiết bị của bạn. Không có gì bị tải lên, nên hóa đơn, hợp đồng hay hồ sơ nhân sự không bao giờ nằm trên máy chủ của người khác. Không cần cài đặt gì, nên dùng như nhau trên điện thoại, máy tính bảng hay máy tính xách tay.
Các trang không bị vẽ lại hay chuyển đổi trong quá trình này. Chữ, phông chữ và hình ảnh giữ nguyên, không có watermark nào được thêm vào, và file gốc vẫn ở trên máy bạn, không thay đổi.
Nên sửa metadata hay xóa hẳn trước khi chia sẻ?
Sửa là thay giá trị cũ bằng giá trị tốt hơn. Đôi khi bạn lại muốn không còn gì ở đó cả. Nếu muốn dọn sạch thông tin ẩn trong PDF theo nghĩa rộng hơn, gồm cả dữ liệu XMP, file đính kèm và mã script nhúng, công cụ Xóa dữ liệu ẩn PDF đi xa hơn bốn ô này. Dù chọn cách nào, vài thói quen sau sẽ có ích:
- Dùng tiêu đề người khác nhận ra được. Bỏ những tên như “scan_0042” hay “ban_cuoi_v3” và ghi rõ đây là tài liệu gì.
- Giữ tên tác giả thống nhất. Nếu cả nhóm cùng làm, hãy dùng một kiểu ghi tên trên mọi file để dễ sắp xếp và tìm kiếm.
- Phân cách từ khóa bằng dấu phẩy. Một danh sách ngắn các từ liên quan hiệu quả hơn một câu dài.
- Kiểm tra trước khi gửi. Mở lại các ô thêm một lần để chắc không còn tên riêng hay mã dự án nội bộ nào sót lại.
- Giữ file gốc. Công cụ lưu một bản mới, nên bản đầu tiên vẫn còn nếu bạn muốn so sánh.