Chuyển sang PDF/A thay đổi những gì?
Một file PDF thông thường có thể phụ thuộc vào những thứ nằm ngoài file: phông chữ cài trên máy đã tạo ra nó, một đoạn script chạy khi mở file, một mật khẩu, hay màu sắc chỉ đúng trên một máy in nhất định. Bất kỳ điều nào trong số đó cũng có thể khiến tài liệu hiển thị khác đi, hoặc không mở được, sau nhiều năm. PDF/A loại bỏ những phụ thuộc đó để file mang theo mọi thứ nó cần.
Khi bạn chuyển đổi, công cụ làm những việc sau:
- Nhúng phông chữ. Các phông chuẩn như Helvetica, Arial, Times và Courier chưa được lưu trong file sẽ được nhúng một phông tương thích kích thước, nên mỗi chữ vẫn ở đúng vị trí.
- Gỡ JavaScript, lệnh mở chương trình, file đính kèm và nội dung khác mà kho lưu trữ không giữ được.
- Làm phẳng các ô biểu mẫu vào trang, nên câu trả lời đã điền vẫn hiện nhưng không sửa được nữa.
- Gỡ mật khẩu chủ sở hữu và các hạn chế in hay sao chép, vì PDF/A không cho phép mã hóa.
- Thêm hồ sơ màu sRGB để màu được định nghĩa giống nhau ở mọi nơi, và hồ sơ CMYK khi file dùng màu in.
- Ghi thông tin nhận dạng PDF/A cùng thông tin tài liệu tương ứng (tiêu đề, tác giả, ngày tháng) dưới dạng metadata XMP.
Mẹo: Hãy chuyển sang PDF/A ở bước cuối cùng. Điền biểu mẫu, chèn chữ ký, đánh số trang và nén file trước, vì file PDF/A được tạo ra để giữ nguyên như vậy.
Khi nào cần PDF/A?
Mỗi khi một tài liệu phải đọc được rất lâu sau khi bạn tạo ra nó. Các trường hợp điển hình:
- Chứng từ kế toán và thuế. Doanh nghiệp thường phải lưu hóa đơn, chứng từ trong nhiều năm. Với hóa đơn điện tử, bản có giá trị pháp lý là file XML, còn bản PDF là bản để xem và in; chuyển các bản PDF đó sang PDF/A giúp kho lưu trữ của bạn vẫn đọc được khi phần mềm hôm nay đã lỗi thời.
- Hồ sơ xin việc và cổng dịch vụ công. Một số cổng nộp hồ sơ yêu cầu tải lên PDF/A, để file họ lưu trông giống nhau với mọi người duyệt.
- Tài liệu pháp lý và tòa án. Nhiều hệ thống nộp hồ sơ điện tử và công ty luật ưu tiên hoặc yêu cầu PDF/A cho đơn từ, chứng cứ và thỏa thuận đã ký.
- Luận văn, báo cáo và hồ sơ công ty mà thư viện hay kho lưu trữ sẽ giữ.
Nếu cổng nộp chỉ ghi “PDF”, một file PDF thông thường là đủ. Hãy dùng PDF/A khi hướng dẫn nêu rõ, hoặc khi bạn tự xây kho lưu trữ dài hạn. Lưu ý thêm: nếu file gốc có chữ ký số, như bản sao chứng thực điện tử, việc chuyển đổi sẽ làm chữ ký số đó mất hiệu lực, nên hãy giữ lại file gốc.
Công cụ này tạo PDF/A phiên bản nào?
Công cụ tạo PDF/A-2b. Phần 2 là phiên bản mà đa số kho lưu trữ chấp nhận hiện nay. Nó giữ được độ trong suốt, các lớp và cách nén ảnh hiện đại, nên file nhỏ hơn và đẹp hơn so với PDF/A-1 cũ. Cấp B nghĩa là giao diện hiển thị được bảo toàn. Cấp A và U thêm yêu cầu về cấu trúc tài liệu và văn bản mà phần lớn file PDF hiện có không đáp ứng, nên không được cung cấp ở đây.
Kết quả được kiểm tra thế nào, và giới hạn là gì?
Sau khi chuyển đổi, công cụ kiểm tra file mới ngay trên máy bạn: phông chữ đã được nhúng hết chưa, hồ sơ màu có chưa, metadata PDF/A có đúng không, script và các hành động bị cấm đã được gỡ chưa. Chỉ khi vượt qua bước kiểm tra đó, kết quả mới hiện “Đã sẵn sàng PDF/A-2b”. Bước kiểm tra bao quát những gì bộ chuyển đổi chịu trách nhiệm. Đây không phải trình kiểm định được chứng nhận, nên khi nộp chính thức, hãy dùng trình kiểm định mà nơi nhận chỉ định.
Có những file không thể chuyển đổi. Phông chữ bị hỏng bên trong file thì không thể làm cho đạt chuẩn, và khi đó bạn nhận thông báo rõ ràng thay vì một file chỉ giả vờ là PDF/A. Trang dựa vào phông không có bản thay thế miễn phí sẽ được chuyển thành ảnh, giữ nguyên giao diện, và kết quả cho bạn biết có bao nhiêu trang như vậy. PDF scan chuyển đổi bình thường, nhưng vẫn là ảnh chụp chữ: hãy chạy OCR trước nếu bạn muốn tìm kiếm được.
Chuyển sang PDF/A online có an toàn không?
Có. Bạn mở công cụ qua mạng, nhưng file được đọc, chuyển đổi và kiểm tra ngay trong trình duyệt trên máy bạn. Không có bản sao nào được gửi lên máy chủ, nên hóa đơn, hợp đồng hay hồ sơ nhân sự cần lưu trữ vẫn ở lại với bạn.