แก้ไข metadata PDF

metadata ใน PDF มีอะไรบ้าง

metadata คือข้อมูลที่ PDF เก็บเกี่ยวกับตัวเอง แยกจากหน้าที่คุณอ่าน ชื่อเรื่องคือสิ่งที่เบราว์เซอร์หลายตัวแสดงบนแท็บ และโปรแกรมอ่านบางตัวแสดงบนแถบหน้าต่าง ผู้เขียนบอกว่าใครเขียนหรือออกไฟล์นี้ หัวเรื่องสรุปว่าเกี่ยวกับอะไร และคำสำคัญช่วยให้การค้นหาในคอมและคลังเอกสารหาไฟล์เจอ

คนส่วนใหญ่ไม่เคยดูช่องเหล่านี้จนกว่าจะเห็นอะไรแปลกๆ รายงานที่ส่งออกจาก Excel อาจมีชื่อเรื่องว่า “Sheet1” สัญญาที่สแกนมาอาจมีชื่อโปรแกรมสแกนเป็นผู้เขียน ใบเสนอราคาที่ทำจากเทมเพลตเก่าอาจยังมีชื่อลูกค้ารายก่อนในหัวเรื่อง การแก้รายละเอียดเล็กๆ เหล่านี้ทำให้เอกสารดูเรียบร้อย และไม่มีชื่อหลงติดไปกับไฟล์

เปลี่ยนชื่อผู้เขียนหรือชื่อเรื่อง PDF ทำยังไง

เพิ่มไฟล์ PDF แล้วเครื่องมือจะอ่านคุณสมบัติที่เก็บไว้มาใส่ในแบบฟอร์มให้ พิมพ์ทับชื่อเรื่อง ผู้เขียน หัวเรื่อง หรือคำสำคัญที่ต้องการเปลี่ยน ช่องอื่นปล่อยไว้ตามเดิม แล้วกด บันทึก PDF ค่าใหม่จะถูกเขียนลงในสำเนาใหม่ให้คุณดาวน์โหลด ไม่ต้องใช้ Acrobat หรือโปรแกรมบนคอมใดๆ

เหตุผลในชีวิตประจำวันมีเยอะ เช่น ส่งเรซูเม่สมัครงานแล้วอยากให้ชื่อเรื่องเป็น “เรซูเม่ สมชาย ใจดี” แทน “Untitled” ทีมงานอยากให้ทุกรายงานมีชื่อผู้เขียนแบบเดียวกัน นักศึกษาอยากเพิ่มคำสำคัญให้วิทยานิพนธ์ค้นเจอในโฟลเดอร์ หรืออยากเปลี่ยนชื่อส่วนตัวเป็นชื่อบริษัทก่อนส่งไฟล์ให้ลูกค้า

เคล็ดลับ: ใส่ชื่อเรื่องที่อ่านเข้าใจ เช่น ชื่อเอกสารกับปี ชื่อเรื่องคือสิ่งที่ขึ้นในแท็บเบราว์เซอร์และในผลการค้นหาหลายแห่ง จึงสำคัญกว่าอีกสามช่อง

แก้ไข metadata PDF ออนไลน์ปลอดภัยไหม

ที่นี่ปลอดภัย เพราะหน้านี้แค่ดูเหมือนบริการออนไลน์ การแก้ไขจริงเกิดขึ้นในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์ถูกเปิด สี่ช่องถูกเขียนใหม่ และสำเนาถูกบันทึก ทั้งหมดบนเครื่องของคุณ ไม่มีการอัปโหลด ใบแจ้งหนี้ สัญญา และเอกสารฝ่ายบุคคลจึงไม่ไปอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ของคนอื่น ไม่ต้องติดตั้งอะไร จึงใช้ได้เหมือนกันทั้งบนมือถือ แท็บเล็ต และโน้ตบุ๊ก

หน้าเอกสารไม่ถูกวาดใหม่หรือแปลงระหว่างทาง ข้อความ ฟอนต์ และรูปอยู่เหมือนเดิมทุกอย่าง ไม่มีลายน้ำเพิ่ม และไฟล์ต้นฉบับยังอยู่ในเครื่องของคุณโดยไม่เปลี่ยนแปลง

แก้ไข metadata หรือลบทิ้งก่อนส่งต่อ

การแก้ไขคือการแทนค่าเดิมด้วยค่าที่ดีกว่า แต่บางครั้งคุณอยากให้ไม่มีอะไรเลย ถ้าต้องการล้างข้อมูลแฝงใน PDF แบบกว้างกว่านี้ รวมถึงข้อมูล XMP ไฟล์แนบ และสคริปต์ที่ฝังไว้ เครื่องมือลบข้อมูลแฝงใน PDF ทำได้มากกว่าสี่ช่องนี้ ไม่ว่าแบบไหน นิสัยเหล่านี้ช่วยได้:

• ใช้ชื่อเรื่องที่คนเห็นแล้วรู้ เลี่ยงชื่ออย่าง “scan_0042” หรือ “final_v3” แล้วเขียนว่าเอกสารนี้คืออะไร
• ใช้ชื่อผู้เขียนให้สม่ำเสมอ ถ้าทำงานกันเป็นทีม ใช้รูปแบบชื่อเดียวกันทุกไฟล์ จะเรียงและค้นหาได้ง่าย
• คั่นคำสำคัญด้วยเครื่องหมายจุลภาค รายการคำที่เกี่ยวข้องสั้นๆ ใช้ได้ดีกว่าประโยคยาว
• ตรวจก่อนส่ง เปิดดูช่องต่างๆ อีกครั้ง ให้แน่ใจว่าไม่มีชื่อส่วนตัวหรือรหัสโครงการภายในหลงเหลือ
• เก็บต้นฉบับไว้ เครื่องมือบันทึกเป็นสำเนาใหม่ ไฟล์แรกของคุณจึงยังอยู่ให้เทียบได้