PDF को PDF/⁠A में बदलें

PDF/A में बदलने से क्या बदलता है?

एक आम PDF फ़ाइल के बाहर की चीज़ों पर टिकी हो सकती है: उसे बनाने वाले कंप्यूटर में इंस्टॉल फ़ॉन्ट, खुलते ही चलने वाली स्क्रिप्ट, पासवर्ड, या ऐसे रंग जो सिर्फ़ एक प्रिंटर पर सही बैठते हैं। इनमें से कोई भी चीज़ सालों बाद डॉक्यूमेंट को अलग दिखा सकती है, या खुलने ही न दे। PDF/A ये निर्भरताएं हटा देता है, ताकि फ़ाइल अपनी ज़रूरत की हर चीज़ खुद साथ रखे।

बदलते समय टूल ये काम करता है:

• फ़ॉन्ट एम्बेड करता है। Helvetica, Arial, Times और Courier जैसे स्टैंडर्ड फ़ॉन्ट, जो फ़ाइल में नहीं हैं, उनकी जगह नाप में मेल खाने वाला फ़ॉन्ट एम्बेड होता है, ताकि हर शब्द उसी जगह रहे।
• JavaScript, लॉन्च एक्शन, अटैच की गई फ़ाइलें और ऐसा कंटेंट हटाता है जो आर्काइव नहीं रख सकता।
• फ़ॉर्म फ़ील्ड पेज में मिला देता है, ताकि भरे गए जवाब दिखते रहें पर बदले न जा सकें।
• ओनर पासवर्ड और प्रिंट या कॉपी की रोक हटाता है, क्योंकि PDF/A एन्क्रिप्शन की इजाज़त नहीं देता।
• एक sRGB कलर प्रोफ़ाइल जोड़ता है ताकि रंग हर जगह एक जैसे तय हों, और फ़ाइल में प्रिंट वाले रंग हों तो एक CMYK प्रोफ़ाइल भी।
• PDF/A की पहचान और उससे मेल खाती डॉक्यूमेंट जानकारी (टाइटल, लेखक, तारीख) XMP मेटाडेटा के रूप में लिखता है।

टिप: PDF/A में बदलना आखिरी कदम रखें। फ़ॉर्म भरना, साइन करना, पेज नंबर डालना और कंप्रेस करना पहले कर लें, क्योंकि PDF/A फ़ाइल जैसी है वैसी ही रहने के लिए बनी है।

PDF/A की ज़रूरत कब पड़ती है?

जब भी किसी डॉक्यूमेंट को बनाने के बहुत बाद तक पढ़ने लायक रहना हो। आम मामले:

• टैक्स रिकॉर्ड। कारोबार को GST इनवॉइस और अकाउंट के कागज़ कई सालों तक संभालकर रखने पड़ते हैं। उन्हें PDF/A में बदलने से आर्काइव तब भी पढ़ने लायक रहता है जब आज का सॉफ़्टवेयर पुराना हो चुका हो।
• एप्लिकेशन और सरकारी पोर्टल। कुछ पोर्टल PDF/A अपलोड मांगते हैं, जैसे ऑनलाइन PAN आवेदन के सपोर्टिंग डॉक्यूमेंट, जिनके लिए आम तौर पर काले-सफ़ेद PDF/A और हर पेज के लिए KB की लिमिट बताई जाती है। हमेशा उस समय का नोटिस देखकर पक्का करें।
• कोर्ट और कानूनी कागज़। कई ई-फ़ाइलिंग सिस्टम और वकील फ़ाइलिंग, सबूत और साइन किए एग्रीमेंट के लिए PDF/A पसंद करते हैं या ज़रूरी मानते हैं।
• थीसिस, रिपोर्ट और कंपनी के रिकॉर्ड, जिन्हें कोई लाइब्रेरी या आर्काइव संभालकर रखेगा।

अगर पोर्टल सिर्फ़ “PDF” कहता है, तो आम PDF ठीक है। PDF/A तब इस्तेमाल करें जब निर्देशों में उसका नाम हो, या जब आप अपना लंबे समय का आर्काइव बना रहे हों। अगर बदलने के बाद फ़ाइल पोर्टल की साइज़ लिमिट से बड़ी हो, तो पहले कंप्रेस करें और फिर PDF/A बनाएं।

यह टूल कौन सा PDF/A वर्ज़न बनाता है?

यह PDF/A-2b बनाता है। Part 2 वह वर्ज़न है जो आज ज़्यादातर आर्काइव मानते हैं। यह ट्रांसपेरेंसी, लेयर और आधुनिक फोटो कंप्रेशन रखता है, इसलिए फ़ाइलें पुराने PDF/A-1 से छोटी और बेहतर दिखती हैं। Level B का मतलब है कि दिखावट बनी रहती है। Level A और U डॉक्यूमेंट के ढांचे और टेक्स्ट को लेकर ऐसी शर्तें जोड़ते हैं जो ज़्यादातर मौजूदा PDF पूरी नहीं करतीं, इसलिए वे यहां नहीं दिए गए।

नतीजा कैसे जांचा जाता है, और सीमाएं क्या हैं?

बदलने के बाद टूल आपके डिवाइस पर नई फ़ाइल जांचता है: क्या सारे फ़ॉन्ट एम्बेड हैं, क्या कलर प्रोफ़ाइल है, क्या PDF/A मेटाडेटा सही है, क्या स्क्रिप्ट और मना किए गए एक्शन हट गए। यह जांच पास होने पर ही नतीजा “PDF/A-2b तैयार” कहता है। जांच उन चीज़ों को कवर करती है जिनकी ज़िम्मेदारी कन्वर्टर की है। यह सर्टिफ़ाइड वैलिडेटर नहीं है, इसलिए औपचारिक जमा करने के लिए वह वैलिडेटर इस्तेमाल करें जो लेने वाला आर्काइव बताए।

कुछ फ़ाइलें बदल नहीं सकतीं। फ़ाइल के अंदर खराब फ़ॉन्ट को सही नहीं बनाया जा सकता, और ऐसे में आपको साफ़ मैसेज मिलता है, ऐसी फ़ाइल नहीं जो बस PDF/A होने का दिखावा करे। जो पेज ऐसे फ़ॉन्ट पर टिका है जिसका कोई फ्री विकल्प नहीं, वह फोटो में बदलता है, जिससे उसकी दिखावट बिल्कुल वैसी रहती है, और नतीजा बताता है कि कितने पेजों के साथ ऐसा हुआ। स्कैन की हुई PDF ठीक बदलती हैं, पर वे टेक्स्ट की फोटो ही रहती हैं: सर्चेबल चाहिए तो पहले OCR चलाएं।