แปลงเป็น PDF/A แล้วอะไรเปลี่ยนไปบ้าง
PDF ทั่วไปอาจพึ่งสิ่งที่อยู่นอกไฟล์ เช่น ฟอนต์ที่ติดตั้งในคอมเครื่องที่สร้างไฟล์ สคริปต์ที่ทำงานตอนเปิด รหัสผ่าน หรือค่าสีที่มีความหมายกับเครื่องพิมพ์เครื่องเดียว สิ่งเหล่านี้ทำให้เอกสารหน้าตาเปลี่ยนไปหรือเปิดไม่ได้เลยในอีกหลายปีข้างหน้า PDF/A ตัดการพึ่งพาเหล่านั้นออก ให้ไฟล์มีทุกอย่างที่ต้องใช้อยู่ในตัว
เมื่อคุณแปลง เครื่องมือจะทำสิ่งต่อไปนี้
- ฝังฟอนต์ ฟอนต์มาตรฐานอย่าง Helvetica, Arial, Times และ Courier ที่ไม่ได้เก็บไว้ในไฟล์จะได้ฟอนต์ขนาดเทียบเท่าฝังเข้าไป ทุกคำจึงอยู่ตำแหน่งเดิม
- ลบ JavaScript คำสั่งเปิดโปรแกรม ไฟล์แนบ และเนื้อหาอื่นที่ระบบเก็บถาวรรับไม่ได้
- รวมช่องฟอร์มลงในหน้า คำตอบที่กรอกไว้ยังมองเห็นได้ แต่แก้ไขไม่ได้อีก
- ลบรหัสผ่านเจ้าของและข้อจำกัดการพิมพ์หรือคัดลอก เพราะ PDF/A ไม่อนุญาตให้เข้ารหัส
- เพิ่มโปรไฟล์สี sRGB ให้สีถูกนิยามเหมือนกันทุกที่ และเพิ่มโปรไฟล์ CMYK เมื่อไฟล์ใช้สีสำหรับงานพิมพ์
- เขียนข้อมูลระบุ PDF/A และข้อมูลเอกสารที่ตรงกัน (ชื่อเรื่อง ผู้เขียน วันที่) เป็น metadata แบบ XMP
เคล็ดลับ: แปลงเป็น PDF/A เป็นขั้นตอนสุดท้าย กรอกฟอร์ม เซ็นชื่อ ใส่เลขหน้า และลดขนาดไฟล์ให้เสร็จก่อน เพราะไฟล์ PDF/A ถูกออกแบบให้คงสภาพไว้ตามนั้น
เมื่อไหร่ต้องใช้ PDF/A
ทุกครั้งที่เอกสารต้องเปิดอ่านได้ไปอีกนานหลังจากสร้าง ตัวอย่างที่พบบ่อย
- เอกสารภาษีและบัญชี ธุรกิจต้องเก็บใบกำกับภาษีและเอกสารประกอบไว้หลายปี การแปลงเป็น PDF/A ช่วยให้คลังเอกสารยังเปิดได้แม้โปรแกรมในวันนี้จะเลิกใช้ไปแล้ว
- ระบบรับสมัครและพอร์ทัลราชการ บางระบบขอให้อัปโหลดเป็น PDF/A เพื่อให้ไฟล์ที่เก็บไว้ดูเหมือนกันสำหรับผู้ตรวจทุกคน
- เอกสารศาลและกฎหมาย ระบบยื่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และสำนักงานกฎหมายหลายแห่งนิยมหรือกำหนดให้ใช้ PDF/A สำหรับคำฟ้อง พยานหลักฐาน และสัญญาที่เซ็นแล้ว
- วิทยานิพนธ์ รายงาน และเอกสารบริษัทที่ห้องสมุดหรือหน่วยงานเก็บเอกสารจะเก็บไว้
ถ้าระบบบอกแค่ว่า PDF ไฟล์ PDF ธรรมดาก็ใช้ได้ ใช้ PDF/A เมื่อคำแนะนำระบุไว้ หรือเมื่อคุณสร้างคลังเอกสารระยะยาวของตัวเอง ส่วนใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ที่ต้องส่งเข้าระบบกรมสรรพากร ต้องใช้ PDF/A-3 พร้อมไฟล์ XML และการประทับเวลา ซึ่งเครื่องมือนี้ไม่ได้สร้าง
เครื่องมือนี้สร้าง PDF/A รุ่นไหน
เครื่องมือนี้สร้าง PDF/A-2b ส่วนที่ 2 เป็นรุ่นที่ระบบเก็บถาวรส่วนใหญ่รับในปัจจุบัน รองรับความโปร่งใส เลเยอร์ และการบีบอัดรูปแบบใหม่ ไฟล์จึงเล็กกว่าและดูดีกว่า PDF/A-1 รุ่นเก่า ระดับ B หมายถึงรักษาหน้าตาของเอกสารไว้ ส่วนระดับ A และ U มีข้อกำหนดเพิ่มเรื่องโครงสร้างเอกสารและข้อความ ซึ่ง PDF ส่วนใหญ่ที่มีอยู่ทำไม่ได้ จึงไม่มีให้เลือกที่นี่
ตรวจผลลัพธ์อย่างไร และมีข้อจำกัดอะไรบ้าง
หลังแปลง เครื่องมือตรวจไฟล์ใหม่บนเครื่องของคุณว่าฝังฟอนต์ครบไหม มีโปรไฟล์สีหรือเปล่า metadata ของ PDF/A ถูกต้องไหม และสคริปต์กับคำสั่งต้องห้ามถูกลบหมดหรือยัง ผลลัพธ์จะขึ้นว่า PDF/A-2b พร้อมแล้ว ก็ต่อเมื่อผ่านการตรวจนี้เท่านั้น การตรวจครอบคลุมสิ่งที่ตัวแปลงรับผิดชอบ แต่ไม่ใช่เครื่องมือตรวจที่ได้รับการรับรอง ถ้าจะยื่นอย่างเป็นทางการ ให้ใช้เครื่องมือตรวจที่หน่วยงานผู้รับระบุ
บางไฟล์แปลงไม่ได้ ฟอนต์ที่เสียหายอยู่ในไฟล์ทำให้ผ่านมาตรฐานไม่ได้ กรณีนี้คุณจะได้ข้อความแจ้งชัดเจน แทนไฟล์ที่แค่แกล้งเป็น PDF/A หน้าที่พึ่งฟอนต์ซึ่งไม่มีฟอนต์ทดแทนฟรีจะถูกแปลงเป็นรูป เพื่อรักษาหน้าตาไว้ทุกประการ และผลลัพธ์จะบอกว่าเกิดขึ้นกี่หน้า PDF ที่สแกนมาแปลงได้ปกติ แต่ยังเป็นรูปของตัวหนังสืออยู่ ถ้าอยากให้ค้นหาได้ ให้ทำ OCR ก่อน