PDFのメタデータ（プロパティ）とは？
メタデータとは、PDFが自分自身について保存している情報のことで、読む対象のページとは別に記録されています。タイトルは多くのブラウザでタブに、一部のビューアーではウィンドウのバーに表示されます。作成者は、その書類を書いた人や発行した人を示します。サブタイトルは内容の要約で、キーワードはパソコンの検索や文書管理システムでファイルを見つけやすくします。
ほとんどの人は、何かおかしいと感じるまでこの項目を見ることはありません。表計算ソフトから書き出した報告書のタイトルが「Sheet1」になっていたり、スキャンした契約書の作成者がスキャナーのソフト名になっていたり、古いテンプレートから作った提案書のサブタイトルに前の取引先の名前が残っていたりします。こうした細かい部分を直すと書類がきちんと仕上がって見え、関係ない名前がファイルと一緒に出回るのも防げます。
PDFの作成者やタイトルを変更するには？
PDFを追加すると、保存されているプロパティを読み込んで、今の値が入った状態のフォームに表示します。変えたいタイトル、作成者、サブタイトル、キーワードを上書きし、ほかはそのままにして「PDFを保存」をクリックしてください。新しい値は新しいコピーに書き込まれ、それをダウンロードします。Acrobatなどのソフトは必要ありません。
使う場面は身近にたくさんあります。就職活動でPDFの履歴書や職務経歴書を送るとき、タイトルを「無題」ではなく「履歴書_山田花子」にしておきたい。チームの報告書はすべて同じ作成者名にそろえたい。学生が卒業論文にキーワードを付けて、フォルダ検索で見つかるようにしたい。取引先に送る前に、個人名を会社名に変えておきたい。どれもこのツールで数秒で済みます。
ヒント： タイトルには、書類名と年など読んでわかるものを入れましょう。タイトルはブラウザのタブや多くの検索結果に表示されるので、ほかの3項目よりも重要です。
ネットでPDFのプロパティを編集しても安全ですか？
このツールなら安全です。オンラインサービスのように見えますが、編集そのものはブラウザの中で行われます。ファイルを開き、4つの項目を書き換え、コピーを保存するまで、すべてお使いの端末の中です。何もアップロードされないので、請求書、契約書、人事関係の書類が他人のサーバーに置かれることはありません。インストールも不要なので、スマホでもタブレットでもノートパソコンでも同じように使えます。
途中でページが描き直されたり、変換されたりすることもありません。文字、フォント、画像は元のまま、透かしも入らず、元のファイルも端末の中に変更されずに残ります。
共有する前に、プロパティは編集する？削除する？
編集は、値をより良いものに置き換えることです。ときには、何も残さないほうがいい場合もあります。XMPデータ、添付ファイル、埋め込まれたスクリプトなど、もっと広い意味で隠れた情報をPDFから取り除きたいなら、この4項目よりも踏み込んで処理する「PDFの個人情報を削除」を使ってください。どちらの場合も、次の習慣が役に立ちます。
- わかりやすいタイトルにする。 「scan_0042」や「最終版_v3」ではなく、何の書類かを書きます。
- 作成者名をそろえる。 チームで共有するなら、すべてのファイルで同じ名前の書き方にすると並べ替えや検索がしやすくなります。
- キーワードはカンマで区切る。 長い文章より、関連する言葉の短いリストのほうが効果的です。
- 送る前に確認する。 個人名や社内のプロジェクトコードが残っていないか、もう一度項目を開いて確かめます。
- 元のファイルを残す。 このツールは新しいコピーを保存するので、最初の版は比較用にそのまま使えます。