Excel फ़ाइल को PDF में कैसे बदलें?
एक या कई .xlsx फ़ाइलें ऊपर के बॉक्स में छोड़ें और “PDF में बदलें” पर क्लिक करें। आपका ब्राउज़र हर वर्कबुक खोलता है, हर दिखने वाली शीट को पेज पर सजाता है और डाउनलोड के लिए PDF बनाता है। एक फ़ाइल से एक PDF मिलती है। कई फ़ाइलों से एक ZIP मिलता है, जिसमें हर वर्कबुक की PDF होती है, साथ में पेज पर एक सूची भी, ताकि आप उन्हें एक-एक करके डाउनलोड कर सकें।
अच्छे नतीजे के लिए कुछ बदलने की ज़रूरत नहीं। ऑटो पर टूल फ़ाइल में सेव प्रिंट सेटिंग इस्तेमाल करता है: प्रिंट एरिया, पेपर साइज़, दिशा, मार्जिन, स्केलिंग, हाथ से लगाए पेज ब्रेक और वे लाइनें जो हर पेज के ऊपर दोहरानी हैं। अगर किसी शीट को कभी प्रिंट के लिए सेट नहीं किया गया, तो Excel की डिफ़ॉल्ट सेटिंग लगती हैं, इसलिए PDF वैसी ही बनती है जैसा Print Preview दिखाता।
टिप: अगर चौड़ी टेबल दो पेज में फैल जाए, तो “पेज की चौड़ाई में फ़िट” चालू करें। तब हर कॉलम एक पेज की चौड़ाई में आ जाता है, और लंबी टेबल फिर भी अगले पेज पर चलती रहती है।
बीटा क्या रखता है, और क्या छोड़ता है?
हमने आपकी फ़ाइल सर्वर पर भेजने के बजाय अपना छोटा कन्वर्टर बनाया है, इसलिए ठीक-ठीक जानिए कि क्या उम्मीद करें:
- बना रहता है: कॉलम की चौड़ाई और लाइन की ऊंचाई, छिपी लाइनें और कॉलम, मर्ज की हुई सेल, थीम कलर समेत भरे रंग, हर स्टाइल के बॉर्डर, अलाइनमेंट, इंडेंट, रैप हुआ टेक्स्ट, बगल की खाली सेल में फैलता टेक्स्ट, घुमाया हुआ टेक्स्ट, बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन और रंगीन टेक्स्ट, एक ही सेल में मिले-जुले स्टाइल भी।
- नंबर: नंबर फ़ॉर्मेट, ₹ जैसे करेंसी फ़ॉर्मेट, अकाउंटिंग स्टाइल, प्रतिशत, भिन्न, तारीख और समय। जो नंबर अपने कॉलम से चौड़ा हो, वह Excel की तरह #### दिखता है।
- पेज: प्रिंट एरिया, पेपर साइज़, दिशा, मार्जिन, स्केलिंग, पेज में फ़िट, पेज ब्रेक, दोहराई जाने वाली टाइटल लाइनें, पेज का क्रम, ग्रिडलाइन, सेंटरिंग, पेज नंबर वाले हेडर और फ़ुटर।
- अभी के लिए छूटते हैं: चार्ट, फोटो, शेप, स्पार्कलाइन और कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग। जब फ़ाइल में ये हों, तो नतीजा बताता है कि कौन से।
फ़ॉर्मूला वही वैल्यू दिखाते हैं जो Excel ने फ़ाइल के साथ सेव की थी। Excel, Google Sheets या LibreOffice से सेव फ़ाइलों में यह हमेशा होती है। कुछ ऐप जो अपने आप स्प्रेडशीट बनाते हैं, इसे छोड़ देते हैं, और वे सेल खाली रहती हैं।
भारत में आम हिसाब की फ़ाइलें, जैसे GST वाला बिल, दुकान की रेट लिस्ट या महीने का खर्च, आमतौर पर A4 पर प्रिंट होती हैं। अगर फ़ाइल में पेपर साइज़ सेट नहीं है, तो पेपर साइज़ में A4 चुन लें।
स्प्रेडशीट को PDF में बदलें ही क्यों?
स्प्रेडशीट इस पर निर्भर करती है कि उसे कौन खोलता है। कॉलम की चौड़ाई खिसक जाती है, अलग डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट लाइनों को नई जगह तोड़ता है, और कोई भी गलती से टोटल बदल सकता है। PDF टेबल को वैसे ही जमा देती है जैसा आप चाहते थे: हर फ़ोन, लैपटॉप और प्रिंटर पर वही पेज, वही नंबर और वही लेआउट।
यह उन डॉक्यूमेंट के लिए मायने रखता है जो आपके हाथ से बाहर जाते हैं, जैसे क्लाइंट का बिल, दुकान की रेट लिस्ट, कोटेशन, मैनेजर के लिए रिपोर्ट या CA को भेजा जाने वाला हिसाब। कई फ़ॉर्म और पोर्टल भी सिर्फ़ PDF लेते हैं।
क्या ऑनलाइन Excel को PDF में बदलना सुरक्षित है?
हां। आप यह पेज ऑनलाइन खोलते हैं, पर कन्वर्ज़न आपके अपने डिवाइस पर चलता है। वर्कबुक आपके ब्राउज़र की मेमोरी में पढ़ी जाती है, PDF में बदली जाती है और डाउनलोड के रूप में लौटा दी जाती है। यह कभी अपलोड नहीं होती, जो सैलरी शीट, बैंक डिटेल, दाम और ग्राहकों की सूची के लिए ज़रूरी है।
फ़ाइल बदलते समय आप खुद ब्राउज़र के नेटवर्क टैब में देख सकते हैं: कोई फ़ाइल डेटा डिवाइस से बाहर नहीं जाता। पहली बार इस्तेमाल के बाद टूल ऑफ़लाइन भी चलता है। न कुछ इंस्टॉल करना है, न अकाउंट बनाना है, और कितनी बार इस्तेमाल करें इसकी कोई सीमा नहीं।