转换成PDF/A会改变什么？
普通PDF可能依赖文件以外的东西：生成它的电脑上安装的字体、打开时运行的脚本、密码、只在某台打印机上才有意义的颜色。其中任何一样，都可能让文档在多年后显示不一样，甚至打不开。PDF/A去掉了这些依赖，让文件自带所需的一切。
转换时，工具会做下面这些事：
- 嵌入字体。Helvetica、Arial、Times、Courier等没有保存在文件里的标准字体，会嵌入一款字宽兼容的字体，每个字都留在原来的位置。
- 移除JavaScript、启动动作、文件附件以及其他档案无法保留的内容。
- 把表单域固定到页面上，已填写的内容仍然可见，但不能再修改。
- 移除所有者密码和打印、复制限制，因为PDF/A不允许加密。
- 添加sRGB颜色配置文件，让颜色在任何地方都有相同的定义；文件使用印刷色时，还会添加CMYK配置文件。
- 以XMP元数据的形式写入PDF/A标识和对应的文档信息（标题、作者、日期）。
**提示：**把转换成PDF/A放在最后一步。填写表单、签名、加页码和压缩都先做完，因为PDF/A文件本来就是要保持原样的。
什么时候需要PDF/A？
只要文档在制作之后很久还必须能正常阅读，就需要它。典型情况有：
- 财务和税务资料。企业的发票、凭证等会计资料往往需要保存很多年。把它们转成PDF/A，即使今天的软件早已淘汰，档案依然可以阅读。
- 求职和政务平台。一些招聘和政务平台要求上传PDF/A，这样系统保存的文件在每个审核人眼里都一样。
- 诉讼和法律文件。很多电子诉讼系统和律师事务所更倾向或者要求使用PDF/A提交起诉材料、证据和签好的协议。
- 毕业论文、研究报告和企业档案等，需要由图书馆或档案馆长期保存的文件。
如果平台只写了“PDF”，普通PDF就可以。只有在要求里明确提到PDF/A，或者你在建立自己的长期档案时，才需要用它。另外请注意，国内有些档案和发票系统使用的是OFD格式，这个工具不生成OFD文件。
这个工具生成哪个版本的PDF/A？
生成的是PDF/A-2b。第2部分是目前大多数档案机构接受的版本。它保留透明效果、图层和较新的图像压缩方式，所以文件比旧的PDF/A-1更小，效果也更好。B级表示视觉外观得到保留。A级和U级对文档结构和文字有额外要求，大多数现有PDF达不到，所以这里不提供。
结果怎么检查？有哪些限制？
转换完成后，工具会在你的设备上检查新文件：所有字体是否已嵌入，颜色配置文件是否存在，PDF/A元数据是否正确，脚本和禁止的动作是否已清除。只有检查通过，结果才会显示“PDF/A-2b已就绪”。检查只覆盖转换程序负责的内容，它不是经过认证的校验工具，正式提交时，请使用接收方档案机构指定的校验工具。
有些文件无法转换。文件内部损坏的字体无法达到标准，这时你会收到明确的提示，而不是一个假装是PDF/A的文件。依赖某种没有免费替代品的字体的页面会被转成图片，外观完全保留，结果里会告诉你有多少页是这样处理的。扫描版PDF可以正常转换，但它们仍然是文字的图片：如果想让它们可以搜索，请先做OCR文字识别。