PDF/A’ya çevirmek neyi değiştirir?
Normal bir PDF dosyanın dışındaki şeylere bağlı olabilir: onu oluşturan bilgisayarda yüklü yazı tiplerine, açılırken çalışan bir betiğe, bir şifreye, yalnızca tek bir yazıcıda anlam taşıyan renklere. Bunlardan herhangi biri, belgenin yıllar sonra farklı görünmesine ya da hiç açılmamasına yol açabilir. PDF/A bu bağımlılıkları ortadan kaldırır, dosya ihtiyaç duyduğu her şeyi kendi içinde taşır.
Çevirdiğinde araç şunları yapar:
- Yazı tiplerini gömer. Dosyada saklanmayan Helvetica, Arial, Times ve Courier gibi standart yazı tiplerine ölçüleri uyumlu bir yazı tipi gömülür, her kelime aynı yerde kalır.
- JavaScript’i, başlatma eylemlerini, dosya eklerini ve bir arşivin tutamayacağı diğer içerikleri kaldırır.
- Form alanlarını sayfaya sabitler; doldurulmuş cevaplar görünür kalır ama artık değiştirilemez.
- PDF/A şifrelemeye izin vermediği için sahip şifrelerini ve yazdırma ya da kopyalama kısıtlamalarını kaldırır.
- Renklerin her yerde aynı tanımlanması için bir sRGB renk profili, dosya baskı renkleri kullanıyorsa bir CMYK profili ekler.
- PDF/A kimliğini ve buna uyan belge bilgilerini (başlık, yazar, tarihler) XMP meta verisi olarak yazar.
İpucu: PDF/A’ya çevirmeyi son adım yap. Formları doldurmayı, imzalamayı, sayfa numarası eklemeyi ve küçültmeyi önce bitir, çünkü bir PDF/A dosyası olduğu gibi kalmak için vardır.
PDF/A’ya ne zaman ihtiyacın olur?
Bir belgenin, onu hazırladıktan çok sonra da okunabilir kalması gerektiğinde. Tipik durumlar:
- Muhasebe ve vergi kayıtları. İşletmeler faturalarını ve ticari belgelerini yıllarca saklamak zorundadır. Bunların PDF kopyalarını PDF/A’ya çevirmek, bugünün yazılımları çoktan ortadan kalktığında bile arşivin okunabilir kalmasını sağlar. Bu araç e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi oluşturmaz, yalnızca elindeki PDF’leri arşive uygun hâle getirir.
- İş başvuruları ve resmî portallar. Bazı başvuru ve kamu portalları PDF/A yüklemesi ister, böylece sakladıkları dosya her değerlendirene aynı görünür.
- Mahkeme ve hukuki belgeler. Birçok elektronik dosyalama sistemi ve hukuk bürosu dilekçeler, deliller ve imzalı sözleşmeler için PDF/A’yı tercih eder ya da şart koşar.
- Bir kütüphanenin ya da arşivin saklayacağı tezler, raporlar ve şirket kayıtları. Tez teslim kuralları enstitüden enstitüye değişir, enstitünün kılavuzuna bak.
Bir portal yalnızca “PDF” diyorsa normal bir PDF yeterlidir. Talimatlar PDF/A’yı açıkça istediğinde ya da kendi uzun süreli arşivini kurarken PDF/A kullan.
Bu araç hangi PDF/A sürümünü üretir?
PDF/A-2b üretir. 2. bölüm, bugün çoğu arşivin kabul ettiği sürümdür. Saydamlığı, katmanları ve modern resim sıkıştırmayı korur, bu yüzden dosyalar eski PDF/A-1’e göre hem daha küçük olur hem de daha iyi görünür. B düzeyi görsel görünümün korunduğu anlamına gelir. A ve U düzeyleri belge yapısı ve metin konusunda mevcut PDF’lerin çoğunun karşılamadığı ek şartlar getirir, bu yüzden burada sunulmaz.
Sonuç nasıl kontrol ediliyor, sınırlar neler?
Dönüştürmeden sonra araç yeni dosyayı cihazında kontrol eder: bütün yazı tipleri gömülü mü, renk profili var mı, PDF/A meta verileri doğru mu, betikler ve yasaklı eylemler kaldırılmış mı. Sonuç ekranı yalnızca bu kontrol geçtiğinde “PDF/A-2b hazır” der. Kontrol, dönüştürücünün sorumlu olduğu noktaları kapsar. Sertifikalı bir doğrulayıcı değildir; resmî bir teslim için belgeyi alan arşivin belirttiği doğrulayıcıyı kullan.
Bazı dosyalar çevrilemez. Dosyanın içinde bozulmuş bir yazı tipi uyumlu hâle getirilemez; bu durumda yalnızca PDF/A gibi görünen bir dosya yerine açık bir mesaj alırsın. Ücretsiz bir karşılığı olmayan bir yazı tipine dayanan sayfa, görünümünü birebir korumak için resme dönüştürülür ve sonuç bunun kaç sayfada olduğunu söyler. Taranmış PDF’ler sorunsuz çevrilir, ama yazının resmi olarak kalırlar: aranabilir olmalarını istiyorsan önce OCR çalıştır.