Что меняется при конвертации в PDF/A?
Обычный PDF может зависеть от того, что лежит вне файла: шрифтов, установленных на компьютере автора, скрипта, который запускается при открытии, пароля, цветов, которые имеют смысл только на одном принтере. Любая из этих вещей может через несколько лет изменить вид документа или вообще помешать его открыть. PDF/A убирает такие зависимости, и файл несёт в себе всё необходимое.
При конвертации инструмент делает следующее:
- Встраивает шрифты. Стандартным шрифтам вроде Helvetica, Arial, Times и Courier, которых нет в файле, подбирается встроенный шрифт с теми же метриками, и каждое слово остаётся на своём месте.
- Удаляет JavaScript, действия запуска, вложенные файлы и всё, что архив не может хранить.
- Впечатывает поля форм в страницу: заполненные ответы остаются видны, но изменить их уже нельзя.
- Снимает пароль владельца и запреты на печать или копирование, потому что PDF/A не допускает шифрования.
- Добавляет цветовой профиль sRGB, чтобы цвета везде определялись одинаково, и профиль CMYK, если в файле используются печатные цвета.
- Записывает идентификацию PDF/A и соответствующие сведения о документе (название, автор, даты) в метаданные XMP.
Совет: Переводите в PDF/A последним шагом. Сначала заполните формы, поставьте подпись, пронумеруйте страницы и сожмите файл, потому что PDF/A задуман как окончательная версия.
Когда нужен PDF/A?
Когда документ должен оставаться читаемым долго после того, как вы его сделали. Типичные случаи:
- Электронная подача в суд. Системы вроде «Мой арбитр» и многие юристы часто требуют или предпочитают PDF/A для заявлений, доказательств и подписанных соглашений. Требования различаются, поэтому сверьтесь с правилами конкретного суда.
- Бухгалтерский и налоговый архив. Компании годами хранят счета-фактуры, акты и другие первичные документы. В PDF/A архив останется читаемым, даже когда нынешних программ давно не будет.
- Порталы для заявлений. Некоторые государственные и ведомственные порталы просят загружать PDF/A, чтобы сохранённый файл одинаково выглядел для каждого проверяющего.
- Дипломы, отчёты и документы компании, которые будет хранить библиотека или архив.
Если портал пишет просто «PDF», подойдёт обычный PDF. Используйте PDF/A, когда он прямо указан в требованиях или когда вы собираете собственный долгосрочный архив.
Какую версию PDF/A делает этот инструмент?
Он делает PDF/A-2b. Часть 2 сегодня принимает большинство архивов. Она сохраняет прозрачность, слои и современное сжатие изображений, поэтому файлы меньше и выглядят лучше, чем в старом PDF/A-1. Уровень B означает, что сохраняется внешний вид. Уровни A и U добавляют требования к структуре документа и тексту, которым большинство существующих PDF не отвечает, поэтому здесь они не предлагаются.
Как проверяется результат и какие есть ограничения?
После конвертации инструмент проверяет новый файл на вашем устройстве: все ли шрифты встроены, есть ли цветовой профиль, верны ли метаданные PDF/A, убраны ли скрипты и запрещённые действия. Только если проверка пройдена, результат получает отметку «PDF/A-2b готов». Проверка охватывает то, за что отвечает конвертер. Это не сертифицированный валидатор, поэтому для официальной подачи используйте валидатор, который указывает принимающая сторона.
Некоторые файлы сконвертировать нельзя. Повреждённый внутри файла шрифт не сделать соответствующим, и в этом случае вы получите понятное сообщение, а не файл, который только притворяется PDF/A. Страница, которая зависит от шрифта без свободной замены, превращается в изображение и полностью сохраняет вид, а результат сообщает, сколько таких страниц. Сканы конвертируются нормально, но остаются картинками с текстом: если нужен поиск, сначала распознайте текст через OCR.