Co zmienia konwersja na PDF/A?
Zwykły PDF może zależeć od rzeczy spoza pliku: czcionek zainstalowanych na komputerze, na którym powstał, skryptu uruchamianego przy otwarciu, hasła albo kolorów, które mają sens tylko na jednej drukarce. Każda z tych rzeczy może sprawić, że za kilka lat dokument będzie wyglądał inaczej albo w ogóle się nie otworzy. PDF/A usuwa te zależności, więc plik niesie w sobie wszystko, czego potrzebuje.
Podczas konwersji narzędzie:
- Osadza czcionki. Standardowe czcionki, takie jak Helvetica, Arial, Times czy Courier, których nie zapisano w pliku, dostają osadzoną czcionkę o zgodnych wymiarach, więc każde słowo zostaje na swoim miejscu.
- Usuwa JavaScript, akcje uruchamiania, załączone pliki i inną treść, której archiwum nie może przechować.
- Spłaszcza pola formularzy na stronie, więc wpisane odpowiedzi pozostają widoczne, ale nie da się ich już zmienić.
- Usuwa hasła właściciela i ograniczenia drukowania lub kopiowania, bo PDF/A nie dopuszcza szyfrowania.
- Dodaje profil kolorów sRGB, żeby kolory były wszędzie zdefiniowane tak samo, oraz profil CMYK, gdy plik używa kolorów drukarskich.
- Zapisuje identyfikator PDF/A i pasujące informacje o dokumencie (tytuł, autor, daty) jako metadane XMP.
Wskazówka: Konwersję na PDF/A rób na samym końcu. Najpierw wypełnij formularze, wstaw podpis, dodaj numery stron i zmniejsz plik, bo PDF/A z założenia ma już pozostać bez zmian.
Kiedy potrzebujesz PDF/A?
Zawsze wtedy, gdy dokument ma pozostać czytelny przez wiele lat od powstania. Typowe sytuacje:
- Dokumentacja podatkowa i księgowa. Firmy muszą przez lata przechowywać faktury i dokumenty księgowe. Zapisanie ich w PDF/A sprawia, że archiwum da się przeczytać, nawet gdy dzisiejsze programy dawno znikną. Pamiętaj, że to nadal zwykła wizualizacja: PDF/A nie jest e-fakturą w KSeF.
- Prace dyplomowe i dokumenty na uczelnię. Niektóre uczelnie i systemy archiwizacji prac proszą o pliki w PDF/A, żeby każda osoba sprawdzająca widziała ten sam dokument.
- Pisma sądowe i dokumenty prawne. Kancelarie i systemy elektronicznego składania pism często wolą lub wymagają PDF/A przy pismach, dowodach i podpisanych umowach.
- Raporty i dokumenty firmowe, które ma przechowywać biblioteka albo archiwum.
Jeśli portal pisze po prostu „PDF”, zwykły PDF wystarczy. Używaj PDF/A, gdy wymagają tego instrukcje albo gdy budujesz własne archiwum na lata.
Jaką wersję PDF/A tworzy to narzędzie?
Tworzy PDF/A-2b. Część 2 to wersja, którą dziś akceptuje większość archiwów. Zachowuje przezroczystość, warstwy i nowoczesną kompresję obrazów, więc pliki są mniejsze i wyglądają lepiej niż w starszym PDF/A-1. Poziom B oznacza, że zachowany zostaje wygląd. Poziomy A i U dodają wymagania dotyczące struktury dokumentu i tekstu, których większość istniejących plików PDF nie spełnia, dlatego nie są tu oferowane.
Jak sprawdzany jest wynik i jakie są ograniczenia?
Po konwersji narzędzie sprawdza nowy plik na Twoim urządzeniu: czy wszystkie czcionki są osadzone, czy jest profil kolorów, czy metadane PDF/A są poprawne i czy zniknęły skrypty oraz zakazane akcje. Dopiero gdy ta kontrola przejdzie, wynik dostaje opis „PDF/A-2b gotowy”. Kontrola obejmuje to, za co odpowiada konwerter. Nie jest to certyfikowany walidator, więc przy formalnym składaniu dokumentów użyj walidatora wskazanego przez odbiorcę.
Niektórych plików nie da się przekonwertować. Czcionki uszkodzonej w pliku nie da się doprowadzić do zgodności i w takim przypadku dostajesz jasny komunikat, a nie plik, który tylko udaje PDF/A. Strona korzystająca z czcionki bez darmowego zamiennika jest zamieniana w obraz, który dokładnie zachowuje jej wygląd, a wynik informuje, ilu stron to dotyczy. Zeskanowane PDF konwertują się bez problemu, ale pozostają obrazami tekstu: jeśli chcesz je przeszukiwać, najpierw użyj OCR. Wszystko odbywa się w przeglądarce, bez wysyłania plików i bez logowania.