Wat verandert er als je omzet naar PDF/A?
Een gewone PDF kan afhangen van dingen buiten het bestand: lettertypes die op de computer van de maker stonden, een script dat bij het openen draait, een wachtwoord, kleuren die alleen op één printer kloppen. Elk daarvan kan ervoor zorgen dat het document er jaren later anders uitziet, of helemaal niet meer opent. PDF/A haalt die afhankelijkheden weg, zodat het bestand alles meedraagt wat het nodig heeft.
Bij het omzetten doet de tool het volgende:
- Lettertypes insluiten. Standaardlettertypes zoals Helvetica, Arial, Times en Courier die niet in het bestand zitten, krijgen een lettertype met dezelfde maten ingesloten, zodat elk woord op dezelfde plek blijft staan.
- JavaScript, startacties, bijlagen en andere inhoud verwijderen die een archief niet kan bewaren.
- Formuliervelden vastzetten in de pagina, zodat ingevulde antwoorden zichtbaar blijven maar niet meer te wijzigen zijn.
- Eigenaarswachtwoorden en beperkingen op printen of kopiëren verwijderen, omdat PDF/A geen versleuteling toestaat.
- Een sRGB-kleurprofiel toevoegen zodat kleuren overal op dezelfde manier vastliggen, en een CMYK-profiel als het bestand drukkleuren gebruikt.
- De PDF/A-kenmerken en bijpassende documentgegevens (titel, auteur, datums) wegschrijven als XMP-metadata.
Tip: Zet pas als laatste stap om naar PDF/A. Vul eerst formulieren in, onderteken, zet paginanummers en verklein het bestand, want een PDF/A-bestand is bedoeld om te blijven zoals het is.
Wanneer heb je PDF/A nodig?
Steeds als een document leesbaar moet blijven, lang nadat je het gemaakt hebt. Veelvoorkomende situaties:
- Je administratie. Ondernemers in Nederland moeten hun administratie voor de Belastingdienst doorgaans zeven jaar bewaren, en in België gelden vergelijkbare of langere termijnen. Facturen en jaarstukken in PDF/A blijven leesbaar als de software van nu allang verdwenen is.
- Sollicitaties en overheidsportalen. Sommige portalen vragen om PDF/A, zodat het bestand dat zij bewaren er voor elke beoordelaar hetzelfde uitziet.
- Juridische stukken. Veel advocatenkantoren en digitale indieningssystemen geven de voorkeur aan PDF/A voor processtukken, bewijsstukken en ondertekende overeenkomsten.
- Scripties, rapporten en bedrijfsdocumenten die een bibliotheek of archief gaat bewaren.
Vraagt een portaal alleen om “PDF”, dan is een gewone PDF prima. Gebruik PDF/A als de instructies het noemen, of als je je eigen archief voor de lange termijn opbouwt.
Welke PDF/A-versie maakt deze tool?
De tool maakt PDF/A-2b. Deel 2 is de versie die de meeste archieven vandaag accepteren. Hij houdt transparantie, lagen en moderne beeldcompressie vast, dus bestanden zijn kleiner en zien er beter uit dan met het oudere PDF/A-1. Niveau B betekent dat het uiterlijk behouden blijft. Niveaus A en U stellen eisen aan de documentstructuur en tekst waar de meeste bestaande PDF’s niet aan voldoen, dus die bieden we hier niet aan.
Hoe wordt het resultaat gecontroleerd, en wat zijn de grenzen?
Na het omzetten controleert de tool het nieuwe bestand op je apparaat: zijn alle lettertypes ingesloten, staat het kleurprofiel erin, klopt de PDF/A-metadata, zijn scripts en verboden acties weg? Pas als die controle slaagt, staat er “PDF/A-2b klaar” bij het resultaat. De controle dekt waar de omzetting verantwoordelijk voor is. Het is geen gecertificeerde validator, dus gebruik voor een formele indiening de validator die het ontvangende archief noemt.
Sommige bestanden lukken niet. Een lettertype dat in het bestand beschadigd is, kan niet conform gemaakt worden, en dan krijg je een duidelijke melding in plaats van een bestand dat alleen doet alsof het PDF/A is. Een pagina die leunt op een lettertype zonder gratis vervanger, wordt een afbeelding die er precies hetzelfde uitziet, en het resultaat vertelt je bij hoeveel pagina’s dat gebeurd is. Gescande PDF’s gaan prima, maar blijven foto’s van tekst: gebruik eerst OCR PDF als je ze doorzoekbaar wilt hebben. Omdat alles in je browser gebeurt, worden je bestanden niet geüpload en verwerken we geen persoonsgegevens uit je documenten.