Welke metadata zit er in een PDF?
Metadata is de informatie die een PDF over zichzelf bewaart, los van de pagina’s die je leest. De titel is wat veel browsers op het tabblad tonen en wat sommige PDF-lezers in de titelbalk zetten. De auteur vertelt wie het bestand heeft geschreven of uitgegeven. Het onderwerp vat samen waar het over gaat, en de trefwoorden helpen zoekfuncties en documentbeheer om het te vinden.
De meeste mensen kijken nooit naar deze velden, tot er iets vreemd lijkt. Een verslag dat uit een spreadsheet is geëxporteerd heet misschien “Blad1”. Een gescand contract noemt de scansoftware als auteur. Een offerte op basis van een oud sjabloon draagt in het onderwerp nog de naam van de vorige klant. Wie zulke details rechtzet, maakt een document af, en voorkomt dat een verdwaalde naam met het bestand meereist.
Hoe verander ik de auteur of titel van een PDF?
Voeg je PDF toe en de tool leest de opgeslagen eigenschappen in een formulier, al ingevuld met de huidige waarden. Typ over de titel, auteur, het onderwerp of de trefwoorden die je wilt wijzigen, laat de rest zoals het is en klik op PDF opslaan. De nieuwe waarden worden in een verse kopie geschreven, die je downloadt. Je hebt er geen Acrobat of ander programma voor nodig, en op een Mac hoef je niet in Voorvertoning te zoeken.
Aanleidingen zijn er genoeg. Je stuurt een cv en wilt dat de titel “Cv Sanne de Vries” is in plaats van “Naamloos”. Een team wil dat elk rapport dezelfde auteursnaam toont. Een student zet trefwoorden in een scriptie zodat die bij zoeken in een map opduikt. Of je vervangt je eigen naam door de bedrijfsnaam voordat het bestand naar een klant gaat.
Tip: Vul de titel met iets leesbaars, zoals de naam van het document en het jaar. De titel verschijnt in browsertabbladen en in veel zoekresultaten, dus hij telt meer dan de andere drie velden.
Is het veilig om PDF-metadata online te bewerken?
Hier wel, want de pagina lijkt alleen op een onlinedienst. Het bewerken zelf gebeurt in je browser: het bestand wordt geopend, de vier velden worden herschreven en de kopie wordt opgeslagen, allemaal op je apparaat. Er wordt niets geüpload, dus facturen, contracten en personeelsdossiers komen nooit op de server van een ander. Je installeert niets, dus het werkt hetzelfde op een telefoon, een tablet of een laptop.
De pagina’s worden onderweg niet opnieuw getekend of omgezet. Tekst, lettertypen en afbeeldingen blijven precies zoals ze waren, er komt geen watermerk bij en je originele bestand blijft onveranderd op je apparaat staan.
Metadata bewerken of juist verwijderen voor je deelt?
Bewerken vervangt waarden door betere. Soms wil je liever dat er helemaal niets staat. Wil je een PDF in bredere zin ontdoen van verborgen gegevens, inclusief XMP-gegevens, bijlagen en ingebouwde scripts, dan gaat Metadata verwijderen verder dan deze vier velden. Een paar gewoontes helpen in beide gevallen:
- Kies een titel die mensen herkennen. Sla namen als “scan_0042” of “definitief_v3” over en schrijf wat het document is.
- Houd de auteur gelijk. Werk je met meerdere mensen in een team, gebruik dan op elk bestand dezelfde schrijfwijze, zodat ze goed sorteren en vindbaar zijn.
- Scheid trefwoorden met komma’s. Een korte lijst met passende woorden werkt beter dan een lange zin.
- Controleer voor je verstuurt. Open de velden nog één keer, zodat er geen privénaam of interne projectcode achterblijft.
- Bewaar het origineel. De tool slaat een nieuwe kopie op, dus je eerste versie blijft beschikbaar om te vergelijken.