Apa yang berubah apabila PDF ditukar ke PDF/A?
PDF biasa boleh bergantung pada perkara di luar fail: fon yang dipasang dalam komputer yang membuatnya, skrip yang berjalan apabila fail dibuka, password, atau warna yang hanya bermakna pada satu pencetak. Mana-mana perkara ini boleh menyebabkan dokumen kelihatan berbeza, atau langsung tidak boleh dibuka, bertahun-tahun kemudian. PDF/A membuang kebergantungan itu supaya fail membawa semua yang diperlukannya.
Semasa penukaran, alat ini melakukan perkara berikut:
- Membenamkan fon. Fon standard seperti Helvetica, Arial, Times dan Courier yang tidak disimpan dalam fail diberi fon serasi metrik yang dibenamkan, jadi setiap perkataan kekal di tempat yang sama.
- Membuang JavaScript, tindakan pelancaran, lampiran fail dan kandungan lain yang tidak boleh disimpan oleh arkib.
- Meratakan medan borang ke dalam muka surat, jadi jawapan yang diisi kekal kelihatan tetapi tidak boleh diubah lagi.
- Membuang password pemilik dan sekatan cetakan atau penyalinan, kerana PDF/A tidak membenarkan penyulitan.
- Menambah profil warna sRGB supaya warna ditakrifkan dengan cara yang sama di mana-mana, dan profil CMYK apabila fail menggunakan warna cetakan.
- Menulis pengenalan PDF/A dan maklumat dokumen yang sepadan (tajuk, pengarang, tarikh) sebagai metadata XMP.
Petua: Tukar ke PDF/A sebagai langkah terakhir. Isi borang, letak tandatangan, nomborkan muka surat dan kecilkan saiz dahulu, kerana fail PDF/A memang dimaksudkan untuk kekal seperti itu.
Bila anda perlukan PDF/A?
Apabila dokumen mesti kekal boleh dibaca lama selepas anda membuatnya. Contoh biasa:
- Rekod cukai dan perniagaan. Perniagaan di Malaysia perlu menyimpan rekod seperti invois dan resit untuk tempoh bertahun-tahun, biasanya tujuh tahun untuk tujuan cukai. Menukarnya ke PDF/A memastikan arkib masih boleh dibaca walaupun perisian hari ini sudah lama tiada.
- Permohonan kerja dan portal rasmi. Sesetengah portal permohonan dan kerajaan meminta muat naik dalam PDF/A, supaya fail yang disimpan kelihatan sama kepada setiap penyemak.
- Dokumen mahkamah dan perundangan. Banyak sistem pemfailan elektronik dan firma guaman lebih suka atau mewajibkan PDF/A untuk pemfailan, bukti dan perjanjian yang ditandatangani.
- Tesis, laporan dan rekod syarikat yang akan disimpan oleh perpustakaan atau arkib.
Jika portal hanya menyebut “PDF”, PDF biasa sudah memadai. Gunakan PDF/A apabila arahan menamakannya, atau apabila anda membina arkib jangka panjang sendiri.
Versi PDF/A apa yang dihasilkan oleh alat ini?
Alat ini menghasilkan PDF/A-2b. Bahagian 2 ialah versi yang diterima oleh kebanyakan arkib hari ini. Ia mengekalkan ketelusan, lapisan dan pemampatan gambar moden, jadi fail lebih kecil dan kelihatan lebih baik berbanding PDF/A-1 yang lebih lama. Tahap B bermaksud rupa visual dipelihara. Tahap A dan U menambah syarat tentang struktur dokumen dan teks yang tidak dipenuhi oleh kebanyakan PDF sedia ada, jadi kedua-duanya tidak ditawarkan di sini.
Bagaimana hasilnya disemak, dan apa hadnya?
Selepas penukaran, alat ini menyemak fail baharu dalam peranti anda: adakah semua fon dibenamkan, adakah profil warna ada, adakah metadata PDF/A betul, adakah skrip dan tindakan terlarang sudah dibuang. Hanya apabila semakan itu lulus, hasilnya menyebut “PDF/A-2b sedia”. Semakan ini meliputi perkara yang menjadi tanggungjawab penukar. Ia bukan pengesah yang diperakui, jadi untuk penyerahan rasmi, gunakan pengesah yang dinamakan oleh arkib penerima.
Sesetengah fail tidak dapat ditukar. Fon yang rosak di dalam fail tidak boleh dijadikan patuh, dan dalam keadaan itu anda menerima mesej yang jelas, bukan fail yang hanya berpura-pura sebagai PDF/A. Muka surat yang bergantung pada fon tanpa pengganti percuma ditukar menjadi gambar, yang mengekalkan rupanya dengan tepat, dan hasilnya memberitahu berapa muka surat yang terlibat. PDF imbasan boleh ditukar dengan baik, tetapi kekal sebagai gambar teks: jalankan OCR dahulu jika anda mahu ia boleh dicari.