PDF/A로 변환하면 무엇이 바뀌나요?
일반 PDF는 파일 밖의 것에 기댈 수 있어요. 파일을 만든 컴퓨터에 설치된 글꼴, 열 때 실행되는 스크립트, 비밀번호, 특정 프린터에서만 의미가 있는 색 같은 것들이에요. 이런 요소 때문에 몇 년 뒤 문서가 다르게 보이거나 아예 안 열릴 수 있어요. PDF/A는 이런 의존성을 없애서 파일이 필요한 모든 것을 스스로 담게 해요.
변환할 때 도구는 다음과 같은 일을 해요.
- 글꼴을 넣어요. 파일에 저장되지 않은 Helvetica, Arial, Times, Courier 같은 표준 글꼴에는 폭이 같은 호환 글꼴을 넣어서 모든 단어가 같은 자리에 머물러요.
- 자바스크립트, 실행 동작, 첨부 파일처럼 보존용 문서에 둘 수 없는 내용을 빼요.
- 양식 필드를 페이지에 고정해요. 입력한 답은 그대로 보이지만 더는 바꿀 수 없어요.
- PDF/A는 암호화를 허용하지 않기 때문에 소유자 비밀번호와 인쇄, 복사 제한을 없애요.
- 어디서나 색이 같은 방식으로 정의되도록 sRGB 색 프로필을 넣고, 인쇄용 색을 쓰는 파일에는 CMYK 프로필도 넣어요.
- PDF/A 식별 정보와 그에 맞는 문서 정보(제목, 작성자, 날짜)를 XMP 메타데이터로 써요.
팁: PDF/A 변환은 마지막 단계로 하세요. 양식 입력, 서명, 페이지 번호, 용량 줄이기를 먼저 끝내세요. PDF/A 파일은 그 상태 그대로 두려고 만드는 거니까요.
PDF/A는 언제 필요한가요?
만든 지 한참 지나도 문서를 읽을 수 있어야 할 때예요. 대표적인 경우는 이래요.
- 세무 자료. 사업자는 세금계산서와 증빙 서류를 여러 해 동안 보관해야 하는 경우가 많아요. PDF/A로 바꿔 두면 지금 쓰는 프로그램이 사라진 뒤에도 보관 자료를 읽을 수 있어요.
- 입사 지원과 공공 포털. 일부 지원 시스템과 공공기관 포털은 저장한 파일이 모든 심사자에게 똑같이 보이도록 PDF/A 업로드를 요구해요.
- 법원과 법률 문서. 많은 전자 제출 시스템과 법무법인이 서면, 증거, 서명한 계약서에 PDF/A를 선호하거나 요구해요.
- 도서관이나 기록 보관소가 보관할 학위 논문, 보고서, 회사 기록.
제출처가 그냥 “PDF”라고만 한다면 일반 PDF로 충분해요. 안내문에 PDF/A가 적혀 있거나, 직접 장기 보관 자료를 만들 때 PDF/A를 쓰세요.
참고로 아크로뱃에서 “PDF/A 모드로 열렸다”는 안내가 뜨고 편집이 막히는 경우가 있는데, 그건 이 도구와 반대 방향의 고민이에요. 이 도구는 PDF/A를 만드는 쪽이고, 그 표시를 없애 주지는 않아요.
이 도구는 어떤 PDF/A 버전을 만드나요?
PDF/A-2b를 만들어요. 파트 2는 오늘날 대부분의 기록 보관소가 받는 버전이에요. 투명도, 레이어, 최신 이미지 압축을 유지하기 때문에 예전의 PDF/A-1보다 파일이 작고 보기에도 좋아요. 레벨 B는 눈에 보이는 모습이 보존된다는 뜻이에요. 레벨 A와 U는 대부분의 기존 PDF가 충족하지 못하는 문서 구조와 텍스트 요건이 더해지기 때문에 여기서는 제공하지 않아요.
결과는 어떻게 검사하고, 한계는 무엇인가요?
변환한 뒤 도구는 내 기기에서 새 파일을 검사해요. 모든 글꼴이 들어갔는지, 색 프로필이 있는지, PDF/A 메타데이터가 올바른지, 스크립트와 금지된 동작이 사라졌는지 확인해요. 이 검사를 통과해야만 결과에 “PDF/A-2b 완성”이라고 표시돼요. 검사는 변환기가 책임지는 부분을 다뤄요. 공인 검증 도구가 아니니, 공식 제출이라면 받는 기관이 지정한 검증 도구를 쓰세요.
변환할 수 없는 파일도 있어요. 파일 안에서 손상된 글꼴은 규격에 맞출 수 없고, 이 경우 PDF/A인 척하는 파일 대신 분명한 안내를 보여 드려요. 무료 대체 글꼴이 없는 글꼴에 기대는 페이지는 모습을 정확히 지키기 위해 이미지로 바꾸고, 몇 페이지가 그렇게 됐는지 결과에서 알려 드려요. 스캔한 PDF도 변환은 잘 되지만 여전히 글자를 찍은 그림이에요. 검색이 되게 하고 싶다면 먼저 OCR을 거치세요.