¿Qué cambia al convertir a PDF/A?
Un PDF normal puede depender de cosas que están fuera del archivo: fuentes instaladas en la computadora que lo creó, un script que se ejecuta al abrirlo, una contraseña, colores que solo tienen sentido en una impresora. Cualquiera de ellas puede hacer que el documento se vea distinto, o que ni siquiera abra, años después. PDF/A quita esas dependencias para que el archivo lleve dentro todo lo que necesita.
Al convertir, la herramienta hace lo siguiente:
- Incrusta las fuentes. A las fuentes estándar como Helvetica, Arial, Times y Courier que no están guardadas en el archivo se les incrusta una fuente con las mismas medidas, así cada palabra se queda en su lugar.
- Quita el JavaScript, las acciones de ejecución, los archivos adjuntos y otro contenido que un archivo no puede conservar.
- Aplana los campos de formulario en la página, así las respuestas llenadas siguen visibles pero ya no se pueden cambiar.
- Quita las contraseñas de propietario y las restricciones de impresión o copia, porque PDF/A no permite cifrado.
- Agrega un perfil de color sRGB para que los colores se definan igual en todos lados, y un perfil CMYK cuando el archivo usa colores de imprenta.
- Escribe la identificación PDF/A y la información del documento correspondiente (título, autor, fechas) como metadatos XMP.
Consejo: Convierte a PDF/A como último paso. Llena formularios, firma, numera páginas y comprime antes, porque un archivo PDF/A está pensado para quedarse como está.
¿Cuándo necesitas PDF/A?
Siempre que un documento tenga que seguir siendo legible mucho tiempo después de hacerlo. Casos típicos:
- Documentos fiscales. Las empresas suelen tener que conservar facturas y documentos de impuestos durante años, como las facturas CFDI en México o la documentación que se guarda para Hacienda en España. Convertirlos a PDF/A mantiene el archivo legible cuando los programas de hoy ya no existan.
- Solicitudes de empleo y portales oficiales. Algunos portales de solicitudes y de gobierno piden archivos PDF/A, para que el archivo que guardan se vea igual para cada persona que lo revise.
- Documentos judiciales y legales. Muchos sistemas de presentación electrónica y despachos prefieren o exigen PDF/A para escritos, pruebas y acuerdos firmados.
- Tesis, informes y registros de empresa que va a conservar una biblioteca o un archivo.
Si un portal solo dice “PDF”, un PDF normal está bien. Usa PDF/A cuando las instrucciones lo mencionen, o cuando estés armando tu propio archivo a largo plazo.
¿Qué versión de PDF/A genera esta herramienta?
Genera PDF/A-2b. La parte 2 es la versión que hoy aceptan la mayoría de los archivos. Conserva transparencias, capas y compresión de imagen moderna, así que los archivos pesan menos y se ven mejor que con el antiguo PDF/A-1. El nivel B significa que se conserva la apariencia visual. Los niveles A y U agregan requisitos de estructura del documento y de texto que la mayoría de los PDF existentes no cumplen, así que aquí no se ofrecen.
¿Cómo se verifica el resultado y cuáles son los límites?
Después de convertir, la herramienta revisa el archivo nuevo en tu dispositivo: si todas las fuentes están incrustadas, si está el perfil de color, si los metadatos PDF/A son correctos y si ya no hay scripts ni acciones prohibidas. Solo cuando esa revisión pasa, el resultado dice “PDF/A-2b listo”. La revisión cubre lo que le corresponde al convertidor. No es un validador certificado, así que para una entrega formal usa el validador que indique el archivo o la institución que lo recibe.
Algunos archivos no se pueden convertir. Una fuente dañada dentro del archivo no se puede hacer conforme, y en ese caso recibes un mensaje claro en lugar de un archivo que solo aparenta ser PDF/A. Una página que depende de una fuente sin reemplazo libre se convierte en imagen, lo que mantiene su aspecto exacto, y el resultado te dice en cuántas páginas pasó. Los PDF escaneados se convierten sin problema, pero siguen siendo imágenes de texto: pasa primero el OCR si quieres que se puedan buscar.