O que muda ao converter para PDF/A?
Um PDF comum pode depender de coisas de fora do arquivo: fontes instaladas no computador que o criou, um script que roda quando ele abre, uma senha, cores que só fazem sentido em uma impressora. Qualquer uma dessas coisas pode fazer o documento aparecer diferente, ou nem abrir, anos depois. O PDF/A elimina essas dependências para o arquivo levar consigo tudo de que precisa.
Na conversão, a ferramenta faz o seguinte:
- Incorpora as fontes. Fontes padrão como Helvetica, Arial, Times e Courier que não estão guardadas no arquivo recebem uma fonte com as mesmas medidas, então cada palavra continua no mesmo lugar.
- Remove JavaScript, ações de abertura de programas, anexos e outros conteúdos que um arquivo de longo prazo não pode guardar.
- Achata os campos de formulário na página, então as respostas preenchidas continuam visíveis, mas não podem mais ser alteradas.
- Remove senhas de proprietário e restrições de impressão ou cópia, porque o PDF/A não permite criptografia.
- Acrescenta um perfil de cor sRGB para as cores serem definidas do mesmo jeito em qualquer lugar, e um perfil CMYK quando o arquivo usa cores de impressão.
- Grava a identificação PDF/A e as informações do documento correspondentes (título, autor, datas) como metadados XMP.
Dica: Converta para PDF/A como última etapa. Preencha formulários, numere as páginas e comprima antes, porque um arquivo PDF/A foi feito para ficar como está. E se o documento precisa de assinatura digital no gov.br, assine depois de converter, porque qualquer alteração posterior invalida a assinatura.
Quando você precisa de PDF/A?
Sempre que um documento precisa continuar legível muito depois de ter sido feito. Casos típicos:
- Documentos fiscais e contábeis. Empresas costumam ter de guardar notas, livros e comprovantes por anos. Converter as versões em PDF para PDF/A mantém o arquivo legível quando os programas de hoje já tiverem sumido.
- Inscrições e portais oficiais. Alguns portais de inscrição e serviços públicos pedem o envio em PDF/A, para o arquivo guardado aparecer igual para todos os avaliadores.
- Documentos jurídicos. Muitos sistemas de processo eletrônico e escritórios de advocacia preferem ou exigem PDF/A para petições, provas e contratos assinados.
- TCC, dissertações, teses, relatórios e registros da empresa que uma biblioteca ou um arquivo vai guardar.
Se o portal só diz “PDF”, um PDF comum serve. Use PDF/A quando as instruções pedirem esse formato, ou quando você estiver montando seu próprio arquivo de longo prazo.
Qual versão de PDF/A esta ferramenta gera?
Ela gera PDF/A-2b. A parte 2 é a versão que a maioria dos arquivos aceita hoje. Ela mantém transparência, camadas e compressão de imagem moderna, então os arquivos ficam menores e com melhor aparência do que no antigo PDF/A-1. O nível B significa que a aparência visual é preservada. Os níveis A e U trazem exigências sobre a estrutura do documento e o texto que a maioria dos PDFs existentes não cumpre, por isso não são oferecidos aqui.
Como o resultado é verificado, e quais são os limites?
Depois da conversão, a ferramenta verifica o novo arquivo no seu aparelho: todas as fontes estão incorporadas, o perfil de cor está lá, os metadados PDF/A estão corretos, os scripts e as ações proibidas sumiram. Só quando essa verificação passa é que o resultado diz “PDF/A-2b pronto”. A verificação cobre aquilo pelo que o conversor é responsável. Não é um validador certificado, então, para um envio formal, use o validador que o órgão de destino indicar.
Alguns arquivos não podem ser convertidos. Uma fonte danificada dentro do arquivo não tem como ficar em conformidade, e nesse caso você recebe uma mensagem clara, em vez de um arquivo que só finge ser PDF/A. Uma página que depende de uma fonte sem substituta gratuita é transformada em imagem, o que mantém a aparência exatamente igual, e o resultado mostra em quantas páginas isso aconteceu. PDFs escaneados convertem sem problema, mas continuam sendo imagens de texto: faça o OCR antes se quiser que fiquem pesquisáveis.