Hoe zet ik een Excel-bestand om naar PDF?
Sleep een of meer .xlsx-bestanden in het vak hierboven en klik op “Omzetten naar PDF”. Je browser opent elke werkmap, zet elk zichtbaar werkblad op pagina’s en maakt een PDF die je kunt downloaden. Eén bestand geeft één PDF. Meerdere bestanden geven een ZIP met een PDF per werkmap, plus een lijst op de pagina zodat je ze ook een voor een kunt downloaden.
Je hoeft niets te veranderen voor een goed resultaat. Op Auto gebruikt de tool de afdrukinstellingen die in het bestand zijn opgeslagen: het afdrukbereik, het papierformaat, de afdrukstand, de marges, de schaal, handmatige pagina-einden en de rijen die bovenaan elke pagina terugkomen. Is een werkblad nooit voor afdrukken ingesteld, dan gebruikt de tool de standaardinstellingen van Excel, zodat de PDF overeenkomt met wat Afdrukvoorbeeld zou laten zien.
Tip: Loopt een brede tabel over twee pagina’s, zet dan “Passend op paginabreedte” aan. Alle kolommen passen dan naast elkaar op één pagina, en lange tabellen lopen gewoon door op de volgende pagina’s.
Wat houdt de bèta, en wat laat hij weg?
We hebben een eigen kleine converter gebouwd in plaats van je bestand naar een server te sturen, dus hier staat precies wat je kunt verwachten:
- Blijft behouden: kolombreedtes en rijhoogtes, verborgen rijen en kolommen, samengevoegde cellen, opvulkleuren inclusief themakleuren, randen in elke stijl, uitlijning, inspringing, tekstterugloop, tekst die doorloopt in lege buurcellen, gedraaide tekst, vet, cursief, onderstreept en gekleurde tekst, zelfs gemengde stijlen in één cel.
- Getallen: getalnotaties, valuta zoals euro’s, boekhoudnotaties, percentages, breuken, datums en tijden. Een getal dat te breed is voor zijn kolom verschijnt als hekjes, net als in Excel.
- Pagina’s: afdrukbereik, papierformaat, afdrukstand, marges, schaal, passend maken, pagina-einden, herhaalde titelrijen, paginavolgorde, rasterlijnen, centreren, kop- en voetteksten met paginanummers.
- Voorlopig weggelaten: grafieken, afbeeldingen, vormen, sparklines en voorwaardelijke opmaak. Heeft een bestand die, dan vertelt het resultaat welke.
Formules tonen de waarde die Excel met het bestand heeft opgeslagen. Bestanden uit Excel, Google Spreadsheets of LibreOffice bevatten die altijd. Een paar apps die automatisch spreadsheets maken laten hem weg, en die cellen blijven dan leeg.
Waarom zou je een spreadsheet omzetten naar PDF?
Een spreadsheet verandert met wie hem opent. Kolombreedtes verschuiven, een ander standaardlettertype breekt regels op andere plekken af, en iedereen kan per ongeluk een totaal aanpassen. Een PDF legt de tabel vast zoals jij hem bedoelde: dezelfde pagina’s, dezelfde getallen en dezelfde opmaak op elke telefoon, laptop en printer.
Dat telt voor documenten die je uit handen geeft, zoals een factuur voor een klant, een prijslijst voor een winkel, een offerte, een rapport voor je leidinggevende of een overzicht voor je boekhouder of je belastingaangifte. Veel formulieren en portalen accepteren bovendien alleen PDF.
Is het veilig om Excel online om te zetten naar PDF?
Ja. Je opent deze pagina online, maar de omzetting gebeurt op je eigen apparaat. De werkmap wordt in het geheugen van je browser gelezen, omgezet naar PDF en teruggegeven als download. Hij wordt nooit geüpload, en dat is belangrijk voor salarisadministratie, bankgegevens, prijzen en klantenlijsten.
Je kunt dit zelf controleren in het netwerktabblad van je browser terwijl een bestand wordt omgezet: er gaan geen bestandsgegevens van je apparaat af. Na het eerste gebruik werkt de tool ook offline. Er valt niets te installeren, je maakt geen account aan en er is geen limiet op hoe vaak je hem gebruikt.