Cosa cambia convertendo in PDF/A?
Un PDF normale può dipendere da cose esterne al file: i font installati sul computer che l’ha creato, uno script che parte all’apertura, una password, colori che hanno senso solo su una certa stampante. Ognuna di queste cose può far apparire il documento diverso, o impedirne l’apertura, tra qualche anno. Il PDF/A elimina queste dipendenze, così il file porta con sé tutto ciò che gli serve.
Quando converti, lo strumento fa queste operazioni:
- Incorpora i font. I font standard come Helvetica, Arial, Times e Courier non salvati nel file ricevono un font con le stesse metriche, così ogni parola resta al suo posto.
- Rimuove JavaScript, azioni di avvio, allegati e altri contenuti che un archivio non può conservare.
- Fissa i campi dei moduli nella pagina, così le risposte compilate restano visibili ma non si possono più modificare.
- Rimuove le password del proprietario e le limitazioni di stampa o copia, perché il PDF/A non ammette la crittografia.
- Aggiunge un profilo colore sRGB, così i colori sono definiti allo stesso modo ovunque, e un profilo CMYK quando il file usa colori di stampa.
- Scrive l’identificazione PDF/A e le informazioni del documento corrispondenti (titolo, autore, date) come metadati XMP.
Consiglio: converti in PDF/A come ultimo passaggio. Compila i moduli, aggiungi i numeri di pagina e comprimi prima, perché un file PDF/A è fatto per restare com’è. Se poi devi apporre una firma digitale, firma il PDF/A già convertito: qualsiasi conversione successiva renderebbe la firma non più valida.
Quando serve il PDF/A?
Ogni volta che un documento deve restare leggibile molto tempo dopo averlo creato. I casi tipici in Italia:
- Documenti per l’Agenzia delle Entrate. Per gli allegati inviati online il PDF/A è spesso richiesto, insieme a limiti di peso per file. Controlla sempre le istruzioni del servizio che stai usando.
- Concorsi pubblici e portali della Pubblica Amministrazione. Alcuni bandi e portali chiedono allegati in PDF/A, così il file conservato appare uguale a ogni commissario.
- Atti e documenti legali. Molti sistemi di deposito telematico e studi legali preferiscono o richiedono il PDF/A per atti, allegati e accordi firmati.
- Tesi di laurea, relazioni e documenti aziendali che una biblioteca o un archivio dovranno conservare. Molti atenei chiedono la tesi in PDF o PDF/A per il deposito.
- Documenti contabili e fiscali, che le imprese spesso devono conservare per dieci anni. Convertirli in PDF/A mantiene l’archivio leggibile anche quando i programmi di oggi non esisteranno più.
Se un portale chiede solo “PDF”, un PDF normale va bene. Usa il PDF/A quando le istruzioni lo nominano, o quando stai costruendo il tuo archivio a lungo termine.
Quale versione di PDF/A crea questo strumento?
Crea PDF/A-2b. La parte 2 è la versione che oggi la maggior parte degli archivi accetta. Mantiene trasparenze, livelli e compressione moderna delle immagini, quindi i file sono più leggeri e si vedono meglio rispetto al vecchio PDF/A-1. Il livello B garantisce che l’aspetto visivo sia conservato. I livelli A e U aggiungono requisiti sulla struttura del documento e sul testo che la maggior parte dei PDF esistenti non rispetta, quindi qui non sono disponibili.
Come viene controllato il risultato, e quali sono i limiti?
Dopo la conversione, lo strumento controlla il nuovo file sul tuo dispositivo: tutti i font sono incorporati, il profilo colore c’è, i metadati PDF/A sono corretti, script e azioni vietate sono spariti. Solo quando il controllo passa il risultato dice “PDF/A-2b pronto”. Il controllo copre ciò di cui è responsabile il convertitore. Non è un validatore certificato, quindi per un invio formale usa il validatore indicato dall’ente o dall’archivio che riceve il file.
Alcuni file non si possono convertire. Un font danneggiato dentro il file non può diventare conforme, e in quel caso ricevi un messaggio chiaro invece di un file che finge di essere PDF/A. Una pagina che usa un font senza un sostituto libero viene trasformata in immagine, che ne conserva esattamente l’aspetto, e il risultato ti dice quante pagine sono state convertite così. I PDF scansionati si convertono senza problemi, ma restano immagini di testo: fai prima l’OCR se vuoi renderli ricercabili.