Apa yang berubah saat PDF diubah ke PDF/A?
PDF biasa bisa bergantung pada hal di luar file: font yang terpasang di komputer pembuatnya, skrip yang jalan saat file dibuka, password, atau warna yang hanya cocok untuk satu printer. Semua itu bisa membuat dokumen tampil beda, atau malah tidak bisa dibuka, bertahun-tahun kemudian. PDF/A menghilangkan ketergantungan itu, jadi file membawa semua yang dibutuhkannya sendiri.
Saat kamu mengubah file, alat ini melakukan hal berikut:
- Menyematkan font. Font standar seperti Helvetica, Arial, Times, dan Courier yang tidak tersimpan di file diganti dengan font berukuran huruf sama yang disematkan, jadi tiap kata tetap di tempatnya.
- Menghapus JavaScript, aksi peluncur, lampiran file, dan isi lain yang tidak boleh ada di arsip.
- Meratakan isian formulir ke halaman, jadi jawaban yang sudah diisi tetap terlihat tetapi tidak bisa diubah lagi.
- Menghapus password pemilik serta batasan cetak atau salin, karena PDF/A tidak mengizinkan enkripsi.
- Menambahkan profil warna sRGB agar warna didefinisikan sama di mana saja, plus profil CMYK kalau file memakai warna cetak.
- Menulis identitas PDF/A dan info dokumen yang cocok (judul, penulis, tanggal) sebagai metadata XMP.
Tip: Ubah ke PDF/A sebagai langkah terakhir. Isi formulir, tanda tangani, tambahkan nomor halaman, dan kompres dulu, karena file PDF/A memang dimaksudkan untuk tidak diubah lagi.
Kapan kamu butuh PDF/A?
Setiap kali dokumen harus tetap bisa dibaca lama setelah dibuat. Contohnya:
- Arsip pajak. Wajib pajak harus menyimpan dokumen perpajakan selama sepuluh tahun, misalnya faktur e-Faktur. Mengubahnya ke PDF/A menjaga arsip tetap bisa dibuka meski aplikasi hari ini sudah lama tidak dipakai.
- Lamaran kerja dan portal resmi. Beberapa portal lamaran dan layanan pemerintah meminta unggahan PDF/A, supaya file yang mereka simpan tampil sama bagi setiap penilai.
- Dokumen pengadilan dan hukum. Banyak sistem e-filing dan kantor hukum lebih memilih atau mewajibkan PDF/A untuk berkas perkara, bukti, dan perjanjian yang sudah ditandatangani.
- Skripsi, tesis, laporan, dan arsip perusahaan yang akan disimpan perpustakaan atau unit arsip.
Kalau portal hanya menyebut “PDF”, PDF biasa sudah cukup. Pakai PDF/A saat petunjuknya menyebut PDF/A, atau saat kamu membangun arsip jangka panjang sendiri.
Versi PDF/A mana yang dibuat alat ini?
Alat ini membuat PDF/A-2b. Bagian 2 adalah versi yang paling banyak diterima arsip saat ini. Transparansi, layer, dan kompresi gambar modern tetap dipertahankan, jadi file lebih kecil dan tampil lebih baik dibanding PDF/A-1 yang lebih lama. Level B berarti tampilan visual dijaga. Level A dan U punya syarat tambahan soal struktur dokumen dan teks yang tidak dipenuhi kebanyakan PDF, jadi tidak ditawarkan di sini.
Bagaimana hasilnya dicek, dan apa batasannya?
Setelah konversi, alat ini mengecek file baru di perangkat kamu: apakah semua font sudah disematkan, profil warna ada, metadata PDF/A benar, serta skrip dan aksi terlarang sudah hilang. Baru setelah pengecekan itu lolos, hasilnya bertuliskan “PDF/A-2b siap”. Pengecekan ini mencakup hal yang jadi tanggung jawab konverter. Ini bukan validator bersertifikat, jadi untuk pengajuan resmi, pakai validator yang disebut lembaga penerima.
Ada file yang tidak bisa diubah. Font yang rusak di dalam file tidak bisa dibuat sesuai standar, dan kalau begitu kamu dapat pesan yang jelas, bukan file yang pura-pura PDF/A. Halaman yang bergantung pada font tanpa pengganti gratis diubah jadi gambar, yang menjaga tampilannya persis sama, dan hasilnya memberi tahu berapa halaman yang diubah. PDF hasil scan bisa diubah, tetapi tetap berupa gambar teks: jalankan OCR dulu kalau kamu ingin isinya bisa dicari.