Que change la conversion en PDF/A ?
Un PDF ordinaire peut dépendre d’éléments extérieurs au fichier : des polices installées sur l’ordinateur qui l’a créé, un script qui s’exécute à l’ouverture, un mot de passe, des couleurs qui n’ont de sens que pour une imprimante donnée. Chacun de ces éléments peut modifier l’apparence du document, voire l’empêcher de s’ouvrir, des années plus tard. Le PDF/A supprime ces dépendances pour que le fichier contienne tout ce dont il a besoin.
Pendant la conversion, l’outil :
- Incorpore les polices. Les polices standard comme Helvetica, Arial, Times et Courier qui ne sont pas stockées dans le fichier sont remplacées par une police aux mêmes dimensions, incorporée, pour que chaque mot reste à sa place.
- Retire JavaScript, les actions de lancement, les pièces jointes et les autres contenus qu’une archive ne peut pas conserver.
- Aplatit les champs de formulaire dans la page : les réponses saisies restent visibles mais ne peuvent plus être modifiées.
- Supprime les mots de passe propriétaire et les restrictions d’impression ou de copie, car le PDF/A n’autorise pas le chiffrement.
- Ajoute un profil de couleur sRGB pour que les couleurs soient définies de la même façon partout, et un profil CMJN quand le fichier utilise des couleurs d’impression.
- Écrit l’identification PDF/A et les informations du document correspondantes (titre, auteur, dates) sous forme de métadonnées XMP.
Astuce : Faites de la conversion en PDF/A la dernière étape. Remplissez les formulaires, signez, numérotez les pages et compressez d’abord, car un fichier PDF/A est fait pour rester tel quel.
Quand a-t-on besoin du PDF/A ?
Chaque fois qu’un document doit rester lisible longtemps après sa création. Cas typiques :
- Les documents comptables et fiscaux. Les entreprises doivent souvent conserver leurs factures et pièces comptables pendant dix ans. Les passer en PDF/A garde l’archive lisible quand les logiciels d’aujourd’hui auront disparu.
- Les candidatures et portails officiels. Certains portails de candidature ou d’administration demandent des fichiers PDF/A, pour que le document stocké s’affiche de la même façon pour chaque personne qui l’examine.
- Les documents juridiques. De nombreux systèmes de dépôt électronique et cabinets d’avocats préfèrent ou exigent le PDF/A pour les actes, les pièces et les contrats signés.
- Les thèses, mémoires, rapports et registres d’entreprise qu’une bibliothèque universitaire ou un service d’archives conservera.
Si un portail demande simplement « un PDF », un PDF ordinaire suffit. Utilisez le PDF/A quand les consignes le mentionnent, ou quand vous constituez votre propre archive à long terme.
Quelle version de PDF/A cet outil produit-il ?
Il produit du PDF/A-2b. La partie 2 est la version que la plupart des archives acceptent aujourd’hui. Elle conserve la transparence, les calques et la compression d’image moderne, d’où des fichiers plus légers et plus beaux qu’avec l’ancien PDF/A-1. Le niveau B signifie que l’apparence visuelle est préservée. Les niveaux A et U ajoutent des exigences sur la structure du document et le texte que la plupart des PDF existants ne respectent pas, ils ne sont donc pas proposés ici.
Comment le résultat est-il contrôlé, et quelles sont les limites ?
Après la conversion, l’outil contrôle le nouveau fichier sur votre appareil : toutes les polices sont-elles incorporées, le profil colorimétrique est-il présent, les métadonnées PDF/A sont-elles correctes, les scripts et actions interdites ont-ils disparu ? Ce n’est que si ce contrôle réussit que le résultat affiche « PDF/A-2b prêt ». Le contrôle porte sur ce dont le convertisseur est responsable. Ce n’est pas un validateur certifié : pour un dépôt officiel, utilisez le validateur indiqué par l’organisme destinataire.
Certains fichiers ne peuvent pas être convertis. Une police endommagée à l’intérieur du fichier ne peut pas être rendue conforme : dans ce cas, vous recevez un message clair plutôt qu’un fichier qui se ferait passer pour du PDF/A. Une page qui dépend d’une police sans remplacement libre est transformée en image, ce qui garde exactement son aspect, et le résultat vous indique combien de pages sont concernées. Les PDF scannés se convertissent sans problème, mais restent des images de texte : passez-les d’abord à l’OCR si vous voulez pouvoir y faire des recherches.