Was ändert die Umwandlung in PDF/A?
Ein normales PDF kann von Dingen außerhalb der Datei abhängen: von Schriften, die auf dem Computer installiert waren, mit dem es erstellt wurde, von einem Skript, das beim Öffnen läuft, von einem Passwort oder von Farben, die nur auf einem bestimmten Drucker Sinn ergeben. Jedes davon kann dazu führen, dass das Dokument Jahre später anders aussieht oder sich gar nicht mehr öffnen lässt. PDF/A beseitigt diese Abhängigkeiten, damit die Datei alles mitbringt, was sie braucht.
Bei der Umwandlung macht das Tool Folgendes:
- Es bettet Schriften ein. Standardschriften wie Helvetica, Arial, Times und Courier, die nicht in der Datei gespeichert sind, bekommen eine metrisch kompatible Schrift eingebettet, so bleibt jedes Wort an seinem Platz.
- Es entfernt JavaScript, Startaktionen, Dateianhänge und andere Inhalte, die ein Archiv nicht behalten darf.
- Es übernimmt Formularfelder fest in die Seite. Ausgefüllte Antworten bleiben sichtbar, lassen sich aber nicht mehr ändern.
- Es entfernt Besitzerpasswörter und Einschränkungen für Drucken oder Kopieren, weil PDF/A keine Verschlüsselung erlaubt.
- Es fügt ein sRGB-Farbprofil hinzu, damit Farben überall gleich definiert sind, und ein CMYK-Profil, wenn die Datei Druckfarben nutzt.
- Es schreibt die PDF/A-Kennung und die passenden Dokumentinformationen (Titel, Autor, Datum) als XMP-Metadaten.
Tipp: Wandle als letzten Schritt in PDF/A um. Fülle Formulare aus, unterschreibe, füge Seitenzahlen ein und verkleinere vorher, denn eine PDF/A-Datei soll so bleiben, wie sie ist.
Wann brauchst du PDF/A?
Immer dann, wenn ein Dokument lange nach seiner Erstellung lesbar bleiben muss. Typische Fälle:
- Steuerunterlagen. Unternehmen und Selbstständige müssen Rechnungen und Belege oft viele Jahre aufbewahren. In PDF/A bleibt das Archiv lesbar, auch wenn die heutige Software längst verschwunden ist.
- Bewerbungen und Behördenportale. Manche Bewerbungs- und Verwaltungsportale verlangen PDF/A, damit die gespeicherte Datei für alle Sachbearbeiter gleich aussieht.
- Gerichts- und Rechtsdokumente. Viele elektronische Einreichungswege und Kanzleien bevorzugen oder verlangen PDF/A für Schriftsätze, Beweismittel und unterschriebene Vereinbarungen.
- Abschlussarbeiten, Berichte und Firmenunterlagen, die eine Bibliothek oder ein Archiv aufbewahrt.
Steht in einem Portal nur „PDF“, reicht ein normales PDF. Nimm PDF/A, wenn die Anleitung es ausdrücklich nennt oder wenn du dein eigenes Langzeitarchiv aufbaust. PDF/A ist ein Archivformat und keine E-Rechnung: Strukturierte Rechnungsdaten erzeugt dieses Tool nicht.
Welche PDF/A-Version erstellt dieses Tool?
Es erstellt PDF/A-2b. Teil 2 ist die Version, die die meisten Archive heute annehmen. Sie behält Transparenz, Ebenen und moderne Bildkompression, deshalb sind die Dateien kleiner und sehen besser aus als mit dem älteren PDF/A-1. Stufe B bedeutet, dass das visuelle Erscheinungsbild erhalten bleibt. Die Stufen A und U stellen zusätzliche Anforderungen an Dokumentstruktur und Text, die die meisten vorhandenen PDFs nicht erfüllen, deshalb werden sie hier nicht angeboten.
Wie wird das Ergebnis geprüft, und wo liegen die Grenzen?
Nach der Umwandlung prüft das Tool die neue Datei auf deinem Gerät: Sind alle Schriften eingebettet, ist das Farbprofil vorhanden, stimmen die PDF/A-Metadaten, sind Skripte und verbotene Aktionen entfernt? Erst wenn diese Prüfung bestanden ist, meldet das Ergebnis „PDF/A-2b fertig“. Die Prüfung deckt ab, wofür der Konverter verantwortlich ist. Sie ist kein zertifizierter Validator, nutze für eine förmliche Einreichung also den Validator, den die empfangende Stelle nennt.
Manche Dateien lassen sich nicht umwandeln. Eine in der Datei beschädigte Schrift lässt sich nicht konform machen, in diesem Fall bekommst du eine klare Meldung statt einer Datei, die nur so tut, als wäre sie PDF/A. Eine Seite mit einer Schrift ohne freien Ersatz wird zu einem Bild, das ihr Aussehen exakt behält, und das Ergebnis sagt dir, wie viele Seiten das betrifft. Gescannte PDFs lassen sich problemlos umwandeln, bleiben aber Bilder von Text: Lass zuerst die Texterkennung laufen, wenn du sie durchsuchbar haben willst.